Rimborsi spese dipendenti: mini guida di sopravvivenza

Per quanto le trasferte possano essere tra le mansioni più affascinanti, al ritorno a casa bisogna sempre fare i conti con uno dei grattacapi più tediosi: la nota spese.

Come uscire vivi dalla giungla di scontrini e gestire i rimborsi spese dipendenti? Siete del team cartaceo o digitale?

a seguire dei semplici consigli per compilare la nota spese perfetta e un fac simile di nota spese Excel da scaricare.

INDICE

• Pochi semplici consigli da come funzionano i rimborsi di trasferta a come dematerializzare le tue ricevute
• Cos’è, quindi, la nota spese?
• Innanzitutto: come funziona il rimborso spese? 
• Come snellire un processo lungo e noioso?
• N2F: per la dematerializzazione delle vostre note spese
• Infinity ZTravel: ottimizza la gestione delle trasferte
• Sarce travel: velocizza la gestione delle note spese 
• Dipendenti in Cloud: software di gestione del personale
• Notilus Expense: Semplifica l’iter del rimborso spese

La Nota spese è il documento che si occupa di elencare le spese sostenute durante una trasferta lavorativa in modo tale da ottenere un rimborso.

Le principali voci rimborsabili sono:

• Vitto e alloggio
• Viaggio e trasporto (ad esemptio attraverso la tabella ACI)
• Altre eventuali spese sostenute a seconda di accordi tra le parti.

La buona notizia è che c’è abbastanza elasticità nella redazione della nota spese ed è data la possibilità all’azienda di adeguarla alle proprie esigenze. Ovviamente vanno tenuti in conto elementi pressoché essenziali, quali:

• Dati anagrafici: ragione sociale, ditta e indirizzo aziendale più i dati personali del dipendente
• Data e luogo
• Elenco delle spese: importo e pagamento  

Altra buona notizia, nonostante il 1° luglio 2018 sia entrata in vigore la legge 27 dicembre 2017, n. 205, per il momento si possono ancora ottenere rimborsi in contanti cosa invece non più possibile per il versamento degli stipendi. 

La terribile notizia, invece, è che, come ben saprete, la presentazione del documento non vi autorizza a buttare via tutti quei fastidiosi giustificativi di spesa, che devono essere conservati per 10 anni.

Prima di affrontare la pratica cerchiamo di capire come funzionano i rimborsi spese.

Esistono 3 modi di gestire i rimborsi:

• Rimborso forfettario: l’azienda stabilisce un importo forfettario (anche sulla base di quanto previsto dal contratto). Questo non concorre al reddito del lavoratore fino agli importi di 46,48€ al giorno per le trasferte effettuate in Italia e 77,46€ al giorno per quelle all’estero. Differenza importante col rimborso analitico e la mancata possibilità di dedurre ai fini IRAP
• Rimborso misto: in questo caso viene riconosciuto un rimborso delle spese sostenute più un’indennità di trasferta ridotta.
• Rimborso analitico/a piè di lista: vengono riconosciute le spese sostenute e documentate. Infatti, per fini fiscali, il dipendente deve presentare al datore di lavoro nota spese, scontrini e ricevute fiscali ed infine la documentazione relativa ai costi sostenuti per la carta di credito aziendale.

La prima soluzione che viene in mente per automatizzare la compilazione delle note spese aziendali è Excel. Infatti, è pieno il web di modelli che possono essere utilizzati. Il famosissimo software del pacchetto Office ci offre la possibilità di elencare le voci di spesa con ordine, ma sarà il metodo più efficace?

in effetti la risposta è no; quante volte con le celle spostiamo dati o mettiamo quel numero di troppo che ci cambia tutti i risultati? e quanto ci vuole per inserire una ad una tutte le voci di spesa? ma soprattutto Excel non ti priva dell’ansia di conservare ogni singolo scontrino.

In ogni caso appvizer vi propone un modello in Excel da scaricare gratuitamente che può essere sufficiente quando le trasferte sono un evento raro.

Attenzione, però, a distruggere gli scontrini! l’agenzia delle entrate con la risoluzione N.96/E/2017 ha chiarito che bisognerà aspettare una conferma formale del completamento della procedura e rispettare le procedure di distruzione stabilite dall’azienda.

Perché,quindi, passare ad un software di gestione delle note spese?

• Per risparmiare tempo a tutte le persone coinvolte in questi processi
• Evitare errori
• Poter aggiornare le voci di spesa ovunque tramite applicazioni mobile
• Ottenere i rimborsi spese in tempi più rapidi e senza stress

Appvizer vi offre un confronto dei software per aiutarvi a gestire al meglio le vostre note spese.

N2F si rivolge a tutte le imprese con soluzioni ad hoc in base alle dimensioni aziendali.

Si distingue per le sue performance e la semplicità di utilizzo:

• Disponibile sia su applicazione mobile che online
• Cattura le ricevute attraverso un intelligent scan con tecnologia OCR che archivia con valore legale
• Verifica real-time dell’avanzamento dei rimborsi
• Gestione parco macchine e calcolo automatico del chilometraggio

Questo software è pensato per essere user-friendly per tutti i suoi utilizzatori: dai dipendenti che partono per le trasferte alla dirigenza. Tutte le informazioni sono facilmente e rapidamente accessibili anche grazie all’applicazione mobile.

Infinity ZTravel è un software modulare che permette alle aziende di trovare la soluzione più adatta per la gestione delle trasferte.

• Disponibile su app e desktop (sia in modalità licenza che Saas)
• Dematerializzazione delle ricevute
• Generazione di documenti riepilogativi
• Localizzazione degli automezzi

ZTravel ottimizza l’intero processo di gestione delle trasferte integrandosi con gli altri software della linea Infinity di Zucchetti.

Sarce travel apporta un notevole risparmio di tempo nelle attività più comuni di gestione nota spese.

• Intelligent scan per dematerializzare le ricevute
• Rendicontazione di pagamenti
• Semplificazione nella stima delle distanze 

Sarce travel è il software che consente di semplificare e snellire i processi di gestione nota spese attraverso un sistema scalabile.

Dipendenti in cloud è un software pensato per la semplificazione a 360° della gestione del personale. Tra le funzionalità anche quelle legate alla riduzione dei tempi per la redazione della nota spese.

• Possibilità di allegare la foto della ricevuta fiscale
• Approvazione della nota spese istantaneo
• Possibilità di registrare i dati del mezzo di trasporto

Attraverso Dipendenti in Cloud sarà possibile per il dipendente registrare in completa autonomia le informazioni sulle trasferte.

Notilus Expense offre la possibilità di semplificare l’intera catena del rimborso spese tramite molteplici funzioni:

• Interfaccia con il sistema ERP aziendale
• Workflow completo di convalida
• Generazione dei pagamenti