Capacity planning: la gestione intelligente delle risorse

Il capacity planning, o pianificazione della capacità, è il modo migliore per mettere in relazione le esigenze di un'azienda con le risorse (umane o materiali) di cui dispone.

Un sistema di questo tipo si mostra sempre di più appropriato in un ambiente mutevole ed esigente in termini di flessibilità e prestazioni. Qual è il risultato? Maggiore efficienza, migliore ottimizzazione dei costi e team che vedono i loro carichi di lavoro meglio distribuiti.

Per questo motivo il capacity planning è diventata una problematica importante per le aziende, soprattutto per quelle che devono occuparsi di un gran numero di progetti.

Cos’è, quindi, il capacity planning? Come può essere sviluppato nella vostra azienda? Quali sono i reali benefici?

Tutte le risposte alle vostre domande in questa guida.

Il capacity planning consiste nell’allineare la pianificazione delle risorse e delle capacità di un’azienda alle sue esigenze.

Le risorse possono rientrare nella categoria delle:

• risorse umane, cioè la forza lavoro disponibile, per realizzare un progetto, ad esempio,
• risorse informatiche (capacità di memoria, memoria, CPU, ecc.) presenti per supportare il carico di lavoro delle varie attività, mantenendo allo stesso tempo il livello richiesto di prestazioni tecniche.

Utilizzata in particolare nelle organizzazioni data driven o che gestiscono un gran numero di progetti (portfolio progetti), il capacity planning permette di raggiungere un equilibrio tra :

• strategia globale e obiettivi aziendali,
• e i mezzi utilizzati per raggiungere questi stessi obiettivi, anche nelle strutture le più agili.

Per questo motivo la gestione delle capacità è affidata soprattutto agli Chief Information Officer (direttori informatici) e al gruppo di project management (responsabile della gestione dei progetti).

💡 Nell’ambito dei sistemi informatici, il concetto di capacity planning è spesso paragonato a quello di capacity management. Quest’ultimo controlla un insieme di processi che ha come obiettivo quello di standardizzare in modo efficace le buone pratiche da applicare nella gestione dei sistemi informativi.

Il principale vantaggio del capacity planning consiste in una migliore distribuzione delle risorse disponibili in relazione ai carichi di lavoro.

In questo modo si potranno portare a termine i progetti prioritari entro scadenze appropriate. Allo stesso tempo si potrà assicurare la continuità ottimale di un servizio o di un sistema informatico, anche nei periodi di massima attività.

Ma la gestione delle capacità non comporta solo un approccio quantitativo: comprende anche un approccio qualitativo.

Infatti, in termini di risorse umane, il capacity planning è calibrato in base alle competenze di ciascun individuo. Di conseguenza:

• si ottiene una visione migliore del quadro di competenze a disposizione dell'azienda,
• si valorizzano queste competenze: si tratta sempre di destinare la giusta risorsa, e quindi la giusta competenza, al progetto adeguato

Il capacity planning si rivela perfetto per anticipare i periodi di sovraccarico in modo da prevedere le azioni necessarie per garantire una continuità aziendale ottimale.

Il capacity planning è un eccellente strumento per determinare quale budget sarà assegnato a un particolare servizio o progetto, in un determinato momento. In questo modo è possibile ottimizzare i costi e quindi realizzare risparmi significativi:

• Analisi dei periodi di minore attività produttiva, cercando di evitare la perdita di entrate dovuta allo spreco di risorse umane e informatiche;
• Garanzia di una continuità regolare nelle missioni di un dipendente. Nel momento in cui una missione è stata completata, il dipendente può immediatamente mettere le sue competenze al servizio di un altro progetto;
• Anticipazione dei costi futuri significativi, come quelli relativi al reclutamento o all'acquisto di materiale.

Grazie al suo potere di anticipazione, questo lavoro di capacity planning mette in evidenza diversi scenari possibili. Si possono raccogliere, infatti, tutte le informazioni necessarie sulla pianificazione e la redditività delle risorse aziendali. I dirigenti opteranno per le decisioni le più strategiche e performanti per la propria azienda.

Una migliore previsione della distribuzione delle risorse significa anche organizzare il carico di lavoro di tutti nel modo più preciso possibile. Questo impedisce ai vostri dipendenti di trovarsi con l’acqua alla gola o, al contrario, in una situazione di calma piatta.

Inoltre, una crescita delle competenze professionali e una migliore visibilità dei possibili sviluppi sono benefici che favoriscono il mantenimento dei talenti in azienda.

Il primo passo consiste nell’individuare il fabbisogno attuale e futuro dell’organizzazione in termini di:

• competenze umane,
• risorse informatiche,
• materie prime, ecc.

Questo passo richiede una visione globale della strategia dell'azienda e del suo allineamento operativo. Potreste, però, incontrare una difficoltà: mentre alcuni progetti sono già chiaramente pianificati, altri sono ancora allo stadio di semplice idea!

Per questo motivo è consigliabile :

• lavorare per tipologia di progetto (business development, organizzazione, ecc.) per ottenere una visione più accurata,
• concentrarsi sulla comunicazione interna dell'azienda per determinare più facilmente le esigenze future dei dipendenti.

Il capacity planning implica avere una visione chiara delle risorse disponibili in azienda, sia quantitativamente che qualitativamente.

In termini di risorse umane, questo significa:

• l’utilizzo del performance management, ovvero la redazione di un elenco di risorse per competenze. Se si conoscono le competenze specifiche di ogni dipendente, sarà più facile individuare delle missioni calibrate per ogni membro di un team ;
• l’esame della capacità di utilizzo di ogni effettivo. Ad esempio, alcune risorse possono essere assegnate a incarichi operativi ricorrenti, e quindi non sono assegnate a un progetto specifico;
• identificazione delle risorse future. È previsto il reclutamento? L'organizzazione prevede di istituire programmi di formazione?

L'obiettivo della gestione delle risorse è quello di assegnare la risorsa giusta al progetto più adatto al momento giusto.

Alcuni consigli :

• considerare diversi scenari possibili per anticipare al meglio come comportarsi in una determinata situazione;
• scegliere le priorità in modo intelligente, ad esempio posizionando la maggior parte delle risorse all'inizio di un progetto urgente;
• utilizzare un supporto visivo, preferibilmente un foglio di calcolo Excel

Visto che possono sempre verificarsi degli imprevisti, il capacity planning deve essere continuamente aggiornato.

Infine, una delle principali sfide della gestione delle capacità è l’assimilazione di questi nuovi processi da parte dei team. Infatti, scandire in modo matematico i tempi di lavoro può generare una sensazione di controllo mal percepita dai dipendenti.

Per questo motivo è importante una buona comunicazione interna del capacity planning, nonché un ascolto attivo delle esigenze dei team.

Solo così potrete veramente vedere i benefici del capacity planning all’interno della vostra azienda, avendo dei team completamenti soddisfatti del nuovo modello organizzazionale.