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Il capacity planning, o pianificazione della capacità, è il modo migliore per mettere in relazione le esigenze di un'azienda con le risorse (umane o materiali) di cui dispone.
Un sistema di questo tipo si mostra sempre di più appropriato in un ambiente mutevole ed esigente in termini di flessibilità e prestazioni. Qual è il risultato? Maggiore efficienza, migliore ottimizzazione dei costi e team che vedono i loro carichi di lavoro meglio distribuiti.
Per questo motivo il capacity planning è diventata una problematica importante per le aziende, soprattutto per quelle che devono occuparsi di un gran numero di progetti.
Cos’è, quindi, il capacity planning? Come può essere sviluppato nella vostra azienda? Quali sono i reali benefici?
Tutte le risposte alle vostre domande in questa guida.
Il capacity planning consiste nell’allineare la pianificazione delle risorse e delle capacità di un’azienda alle sue esigenze.
Le risorse possono rientrare nella categoria delle:
Utilizzata in particolare nelle organizzazioni data driven o che gestiscono un gran numero di progetti (portfolio progetti), il capacity planning permette di raggiungere un equilibrio tra :
Per questo motivo la gestione delle capacità è affidata soprattutto agli Chief Information Officer (direttori informatici) e al gruppo di project management (responsabile della gestione dei progetti).
💡 Nell’ambito dei sistemi informatici, il concetto di capacity planning è spesso paragonato a quello di capacity management. Quest’ultimo controlla un insieme di processi che ha come obiettivo quello di standardizzare in modo efficace le buone pratiche da applicare nella gestione dei sistemi informativi.
Il principale vantaggio del capacity planning consiste in una migliore distribuzione delle risorse disponibili in relazione ai carichi di lavoro.
In questo modo si potranno portare a termine i progetti prioritari entro scadenze appropriate. Allo stesso tempo si potrà assicurare la continuità ottimale di un servizio o di un sistema informatico, anche nei periodi di massima attività.
Ma la gestione delle capacità non comporta solo un approccio quantitativo: comprende anche un approccio qualitativo.
Infatti, in termini di risorse umane, il capacity planning è calibrato in base alle competenze di ciascun individuo. Di conseguenza:
Il capacity planning si rivela perfetto per anticipare i periodi di sovraccarico in modo da prevedere le azioni necessarie per garantire una continuità aziendale ottimale.
Il capacity planning è un eccellente strumento per determinare quale budget sarà assegnato a un particolare servizio o progetto, in un determinato momento. In questo modo è possibile ottimizzare i costi e quindi realizzare risparmi significativi:
Grazie al suo potere di anticipazione, questo lavoro di capacity planning mette in evidenza diversi scenari possibili. Si possono raccogliere, infatti, tutte le informazioni necessarie sulla pianificazione e la redditività delle risorse aziendali. I dirigenti opteranno per le decisioni le più strategiche e performanti per la propria azienda.
Una migliore previsione della distribuzione delle risorse significa anche organizzare il carico di lavoro di tutti nel modo più preciso possibile. Questo impedisce ai vostri dipendenti di trovarsi con l’acqua alla gola o, al contrario, in una situazione di calma piatta.
Inoltre, una crescita delle competenze professionali e una migliore visibilità dei possibili sviluppi sono benefici che favoriscono il mantenimento dei talenti in azienda.
Il primo passo consiste nell’individuare il fabbisogno attuale e futuro dell’organizzazione in termini di:
Questo passo richiede una visione globale della strategia dell'azienda e del suo allineamento operativo. Potreste, però, incontrare una difficoltà: mentre alcuni progetti sono già chiaramente pianificati, altri sono ancora allo stadio di semplice idea!
Per questo motivo è consigliabile :
Il capacity planning implica avere una visione chiara delle risorse disponibili in azienda, sia quantitativamente che qualitativamente.
In termini di risorse umane, questo significa:
L'obiettivo della gestione delle risorse è quello di assegnare la risorsa giusta al progetto più adatto al momento giusto.
Alcuni consigli :
Visto che possono sempre verificarsi degli imprevisti, il capacity planning deve essere continuamente aggiornato.
Infine, una delle principali sfide della gestione delle capacità è l’assimilazione di questi nuovi processi da parte dei team. Infatti, scandire in modo matematico i tempi di lavoro può generare una sensazione di controllo mal percepita dai dipendenti.
Per questo motivo è importante una buona comunicazione interna del capacity planning, nonché un ascolto attivo delle esigenze dei team.
Solo così potrete veramente vedere i benefici del capacity planning all’interno della vostra azienda, avendo dei team completamenti soddisfatti del nuovo modello organizzazionale.