Tra best practice e software, come ottimizzare la gestione degli asset IT?
A prima vista, la gestione delle risorse IT può sembrare una formalità operativa, ma in realtà la posta in gioco è molto più alta.
Tra riduzione dei costi e aumento della produttività, l' amministrazione e la manutenzione ottimizzate delle risorse IT sono diventate veri e propri driver di performance per le aziende.
Tuttavia, è necessario applicare le migliori pratiche, in linea con gli standard riconosciuti ( in particolare gli standard ITIL ), le nuove pratiche di lavoro e gli sviluppi tecnologici.
Come gestire al meglio la propria infrastruttura IT, soprattutto se non si ricorre a una società di servizi gestiti? Qual è il miglior software di gestione IT per la vostra azienda?
Tutte le risposte a queste domande si trovano in questo articolo 👀.
Che cos'è la gestione delle risorse IT?
Un patrimonio IT è costituito da tutte le risorse hardware e software utilizzate all'interno di un'organizzazione (postazioni di lavoro, server, software, stampanti, NAS, ecc.).
Tutte queste risorse devono essere rigorosamente amministrate e supervisionate dal Dipartimento dei Sistemi Informativi, o ISD. L'obiettivo? Adottare i giusti orientamenti strategici attraverso una gestione ottimizzata delle varie attività associate al patrimonio informatico, tra cui :
- l' acquisizione e il rinnovo di tutte le risorse hardware e software;
- la manutenzione informatica, sia preventiva che correttiva
- gestione dei vari fornitori di servizi coinvolti nell'organizzazione e nella manutenzione del patrimonio informatico;
- l'implementazione e la manutenzione dei sistemi per garantire la sicurezza dell'hardware e del software;
- l'introduzione di buone pratiche informatiche tra i vari attori dell'azienda;
- la gestione strategica del budget IT, ecc.
Qual è l'importanza di una gestione ottimizzata degli asset IT?
Il principale vantaggio di una migliore gestione dei sistemi IT consiste nell' aumento delle prestazioni e della redditività complessiva dell'azienda. Ciò è reso possibile, tra l'altro, da
- un migliore controllo dei costi
- una maggiore durata delle apparecchiature
- una migliore previsione dei guasti
- una maggiore reattività agli incidenti IT;
- risparmio di tempo (i team possono concentrarsi maggiormente su attività a più alto valore aggiunto);
- una migliore comprensione degli strumenti informatici da parte di tutti i membri dell'azienda.
☝️ Ma per sfruttare i vantaggi sopra descritti, è necessario osservare una serie di best practice, che ora descriveremo in dettaglio.
7 best practice nella gestione delle risorse IT
#1 Creare e monitorare un inventario delle risorse
Per gestire correttamente le risorse hardware e software, è necessario iniziare a redigere e poi monitorare rigorosamente un inventario.
Si consiglia di creare un CMDB, o Configuration Management Data Base. Questo database contiene tutti i dati relativi al vostro patrimonio informatico, nonché una descrizione delle relazioni tra i vari asset che lo compongono.
L'impostazione di questo processo consente di avere una visione precisa della composizione della vostra infrastruttura. In questo modo è più facile :
- apportare miglioramenti e valutarne i benefici;
- identificare le apparecchiature obsolete o inutilizzate
- misurare l'impatto dei guasti.
Questa pratica è uno dei fondamenti degli standard ITIL (Information Technology Infrastructure Library).
#2 Standardizzare i diversi lavori
Creare profili di postazione di lavoro adatti a tutti i membri dell'azienda, ossia configurazioni hardware e software standard, a seconda dell'attività e/o del reparto (marketing, risorse umane, servizio clienti, vendite, ecc.)
Questa pratica consente di
- risparmiare tempo, soprattutto quando un nuovo dipendente arriva e gli viene assegnato un lavoro che corrisponde perfettamente alle sue esigenze;
- mettere tutti i dipendenti dell'azienda sullo stesso piano per quanto riguarda le attrezzature e i software informatici;
- ottimizzare i costi, evitando di fornire a determinati dipendenti licenze o apparecchiature che non utilizzeranno.
Questa standardizzazione deve ovviamente tenere conto delle caratteristiche specifiche di ogni azienda, ed è per questo che è così importante comunicare bene con gli utenti in anticipo.
#3 Automatizzare il più possibile i processi IT
In teoria, quasi tutti i processi IT possono essere automatizzati, dall'aggiornamento del software allo spegnimento delle postazioni di lavoro e all'avvio dei server.
Questa automazione, resa possibile dall'uso di software specifici, ha un duplice vantaggio:
- fa risparmiare tempo prezioso, permettendovi di concentrare le vostre energie e quelle dei vostri team su progetti importanti;
- riduce il rischio di sviste o errori.
#4 Software preferito in modalità SaaS
L'utilizzo di un software in modalità SaaS, ospitato esternamente, solleva il reparto IT dai vincoli legati alla sua manutenzione e aggiornamento.
Inoltre, l'hosting dei dati all'esterno libera spazio sui vostri server.
#5 Optare per la virtualizzazione
La virtualizzazione prevede l'esecuzione di diversi sistemi IT sulla stessa infrastruttura.
Questo processo genera un notevole risparmio di costi per l'azienda, grazie a :
- meno server ;
- risparmio energetico;
- un piano di disaster recovery accelerato.
#6 Sensibilizzare ed educare gli utenti
Applicazioni installate senza il controllo o l'approvazione del reparto IT? I dipendenti utilizzano le proprie apparecchiature (BYOD, ovvero Bring your Own Device)?
Sebbene queste pratiche possano essere allettanti, anche per l'azienda, che a volte le vede come un modo per risparmiare denaro e aumentare la produttività, attenzione ai problemi di perdita di dati e di sicurezza.
Ecco perché è importante educare gli utenti su questi usi e, naturalmente, rafforzare le misure di sicurezza associate.
#7 Integrare la gestione remota delle risorse IT
Grazie all'uso di alcuni software, è possibile gestire le risorse IT in remoto. Questa soluzione è spesso consigliata per una serie di motivi:
- è più facile amministrare e mantenere le risorse per le aziende che sono
- sono distribuite su più siti
- con un alto livello di telelavoro;
- i vari interventi o implementazioni non devono interrompere il lavoro dei dipendenti.
8 pacchetti software per gestire il vostro patrimonio informatico
Come si può notare, tra l'automazione dei processi, la creazione di un CMDB e la gestione del patrimonio IT da remoto, è necessario utilizzare uno o più pacchetti software.
Ecco una selezione di soluzioni di IT asset management o IT service management (ITSM) che rispondono alle esigenze dei dipartimenti IT in termini di ottimizzazione delle risorse hardware e software.
1 su 8
 Asset View Suite |  Freshservice |  GLPI |  Hector |  LANDESK Service Desk |  ManageEngine Servicedesk Plus |  NinjaOne (ex-NinjaRMM) |  OCS Inventory |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Per tutte le aziende | Per tutte le aziende | Per tutte le aziende con più di 1 impiegati | Per tutte le aziende con più di 50 impiegati | Per tutte le aziende con più di 250 impiegati | Per tutte le aziende | Per tutte le aziende con più di 50 impiegati | Per tutte le aziende |
| Vedi software | Vedi software | Vedi software | Vedi software | Vedi software | Vedi software | Vedi software | Vedi software |
| Per saperne di più su Asset View Suite | Per saperne di più su Freshservice | Per saperne di più su GLPI | Per saperne di più su Hector | Per saperne di più su LANDESK Service Desk | Per saperne di più su ManageEngine Servicedesk Plus | Per saperne di più su NinjaOne (ex-NinjaRMM) | Per saperne di più su OCS Inventory |
Asset View Suite
Clarilog ha utilizzato le raccomandazioni ITIL per sviluppare Asset View Suite, una soluzione per la gestione dell'infrastruttura IT.
Gestione delle apparecchiature IT, gestione delle licenze, auditing... le varie funzionalità di Asset View Suite consentono di razionalizzare i costi associati agli asset IT e di migliorare l'esperienza di tutti gli utenti.
Inoltre, grazie a un' interfaccia intuitiva, si ottiene una visione d'insieme che consente di sfruttare facilmente le configurazioni hardware e software.
Asset View Suite
Freshservice
Freshservice utilizza l' intelligenza artificiale e l' apprendimento automatico per gestire gli incidenti IT, deviare le richieste ripetitive in modo automatizzato e alleggerire il carico di lavoro degli agenti IT.
Il software si basa anche sul framework ITIL per migliorare la gestione e la produttività dei servizi IT, accelerare i tempi di risoluzione e migliorare l'accesso ai sistemi.
Inoltre, il suo ricco e sicuro mercato delle applicazioni offre un'esperienza centralizzata tra i diversi prodotti e una governance più semplice.
Freshservice
GLPI
Basato su una logica di miglioramento continuo, GLPI è un ITSM open source in costante evoluzione grazie ai vari contributi e alle segnalazioni di bug da parte degli utenti.
In termini di funzionalità, questa soluzione supporta, tra le altre cose, l'inventario e la visualizzazione della cronologia delle modifiche di tutto l'hardware e il software attivo dell'organizzazione.
Dispone inoltre di un modulo di supporto compatibile con gli standard ITIL V2, in particolare per la gestione degli incidenti.
GLPI
Hector
Hector è un pacchetto software all-in-one per la gestione dell'inventario hardware che consente di elaborare i prestiti di hardware al personale, la manutenzione periodica, il monitoraggio del livello delle scorte e il rinnovo del parco macchine su un' unica piattaforma.
Potete monitorare tutti i vostri beni informatici in tempo reale: prestiti di attrezzature, perdite, rotture, ammortamenti e requisiti di manutenzione. Potete anche gestire licenze software, garanzie e numeri di serie, il tutto in modo intuitivo.
E in più? In caso di rottura dell'hardware, il vostro team può inserire una nota nel software con un semplice clic per pianificare le riparazioni o la sostituzione.
Hector
Landesk Service Desk
Landesk Service Desk è uno strumento ITSM consigliato per ottimizzare e proteggere le risorse IT.
Grazie all'automazione dei flussi di lavoro, tutti i team diventano più efficienti e si riducono i costi associati alle attività ridondanti.
Inoltre, il CMDB e i dashboard e i report offerti dal software forniscono una visibilità in tempo reale delle prestazioni del sistema. In questo modo è possibile intervenire più rapidamente in caso di guasto o di necessità di miglioramento.
LANDESK Service Desk
ManageEngine ServiceDesk Plus
Per semplificare la vita di amministratori di rete, CIO e responsabili IT, la piattaforma ManageEngine ServiceDesk Plus centralizza la gestione dei servizi aziendali.
Offre 4 moduli ITSM pronti all'uso e certificati ITIL 4 per la gestione di incidenti, problemi, modifiche e asset IT in conformità con gli standard del settore.
All'interno di un ambiente di sviluppo integrato, è possibile costruire e parametrizzare flussi di lavoro visivi avanzati per stabilire procedure operative standard per diverse funzioni aziendali.
ManageEngine Servicedesk Plus
NinjaOne
NinjaOne è un pacchetto software completo per la gestione e la protezione degli asset IT, che consente di monitorare da remoto l'intero sistema (workstation, computer, infrastruttura cloud, dispositivi di rete, ecc.) attraverso un' unica interfaccia estremamente intuitiva.
In questo modo, NinjaOne vi aiuta a garantire le prestazioni e la sicurezza dell'intero sistema, anche se avete diverse sedi. Questo approccio centralizzato, insieme alle numerose funzioni automatiche e agli avvisi disponibili nello strumento, vi fa risparmiare tempo prezioso.
È inoltre possibile sfruttare una modalità di manutenzione per disattivare gli allarmi e le azioni sugli asset in fase di manutenzione attiva.
NinjaOne (ex-NinjaRMM)
Inventario OCS
La soluzione OCS Inventory è essenzialmente incentrata sulla gestione dell'inventario delle risorse IT.
Con OCS Inventory, è possibile avviare facilmente inventari di hardware e software. Quindi utilizzare un'interfaccia web per ottenere una panoramica dei risultati.
È inoltre possibile sfruttare una funzione di distribuzione remota per distribuire e installare pacchetti software su computer remoti.
OCS Inventory
Come scegliere il software di gestione degli asset IT?
Con un'offerta così ampia, scegliere un software di gestione degli asset IT non è un compito facile!
È necessario prendere in considerazione una serie di criteri per fare la scelta giusta.
Funzioni di gestione degli asset
Per cominciare, assicuratevi che la vostra soluzione fornisca una panoramica completa delle vostre apparecchiature IT, monitorando vari elementi:
- il loro stato
- la loro posizione
- la loro storia.
Anche il monitoraggio dettagliato delle licenze software e della manutenzione è fondamentale.
L'interfaccia utente
Se il software è troppo complesso, rischia di trasformarsi in una fabbrica di gas per gli utenti, che impiegheranno più tempo a sfruttarne appieno il potenziale.
Scegliete quindi un' interfaccia chiara, ergonomica e facile da usare.
Sicurezza e conformità
La protezione dei dati non è una cosa da ridere!
Assicuratevi quindi che la vostra soluzione sia conforme ai più recenti standard di sicurezza. Ovviamente, alcuni prerequisiti rimangono essenziali, come la crittografia dei dati e la gestione degli accessi.
Non dimenticate di verificare che sia conforme alle normative vigenti, in particolare a quelle relative alla protezione dei dati personali.
Scalabilità
Nella maggior parte delle situazioni, un'azienda è destinata a crescere: il suo strumento di gestione degli asset IT deve essere in grado di tenere il passo.
Verificate, tra l'altro, che il vostro sistema sia in grado di adattarsi all'aumento del numero di dispositivi e all'aggiunta di nuove funzioni. Il tutto senza costi aggiuntivi.
Assistenza e aggiornamento
Un buon software di gestione delle risorse informatiche deve essere accompagnato da un' assistenza tecnica reattiva. Allo stesso tempo, dovreste optare per una piattaforma che offra aggiornamenti regolari e facili da implementare.
Questi due criteri garantiranno una rapida correzione di eventuali bug.
Costo totale di proprietà (TCO)
Infine, non trascurate il prezzo.
Considerate il costo iniziale, ma anche le spese ricorrenti (manutenzione, licenze, aggiornamenti, ecc.) inerenti al software che state per acquistare. Dopo tutto, un prezzo basso a volte nasconde costi nascosti a lungo termine!
Che dire dell'outsourcing della gestione delle risorse informatiche?
Nonostante il numero e la potenza dei pacchetti software disponibili sul mercato, l 'esternalizzazione della gestione delle risorse informatiche è una scelta ovvia per molte aziende, in particolare per quelle che non dispongono di risorse interne competenti.
L'outsourcing fa al caso vostro? Ecco gli altri vantaggi che si possono trarre da questa modalità operativa:
- lavorate con esperti aggiornati sulle ultime tecnologie e tendenze del settore;
- beneficiate di una soluzione scalabile, poiché il fornitore di servizi può adattare i suoi servizi in base alla vostra crescita;
- risparmiate sui costi di infrastruttura, formazione continua e reclutamento;
- beneficiate di un'assistenza generalmente disponibile 7/7, riducendo il rischio di interruzione del servizio;
- si rimane proattivi se la società di outsourcing utilizzata è in grado di anticipare e risolvere i problemi prima che si ripercuotano sulla vostra attività.
L'outsourcing promette quindi una gestione ottimizzata e sicura delle vostre apparecchiature, liberando al contempo il vostro team IT per concentrarsi sulle sue attività principali. È una soluzione che dovreste prendere in seria considerazione, a seconda della vostra situazione!
Cosa dobbiamo ricordare della gestione degli asset IT?
Tra nuove prassi lavorative, problemi di competitività e produttività e problemi legati alla sicurezza dei dati, la gestione ottimale degli asset IT è diventata un imperativo per l'azienda moderna.
È un lavoro che richiede un'azione preventiva e una supervisione rigorosa di tutte le infrastrutture, oltre a un' evoluzione costante delle pratiche per garantire le prestazioni.
Ma se non si ricorre a una società di servizi gestiti, l'efficienza dei processi informatici può essere garantita solo dall'uso di un software perfettamente adattato alle vostre esigenze e alla complessità delle vostre infrastrutture.
Articolo tradotto dal francese
Attualmente responsabile editoriale, Jennifer Montérémal è entrata a far parte del team di Appvizer nel 2019. Da allora, mette a disposizione dell'azienda la sua esperienza in web copywriting, copywriting e ottimizzazione SEO, con l'obiettivo di soddisfare i lettori 😀 !
Medievista di formazione, Jennifer si è presa una breve pausa da castelli fortificati e altri manoscritti per scoprire la sua passione per il content marketing. Dai suoi studi ha tratto le competenze che ci si aspetta da un buon copywriter: capire e analizzare l'argomento, trasmettere le informazioni, con una vera padronanza della penna (senza ricorrere sistematicamente a una certa AI 🤫 ).
Un aneddoto su Jennifer? All'Appvizer si distingueva per le sue abilità nel karaoke e per la sua sconfinata conoscenza dei brani musicali di scarto 🎤.