Fai attenzione a compilare tutti i campi obbligatori con le informazioni necessarie! Ecco tutte le menzioni obbligatorie da includere nel tuo modulo d'ordine:
- Informazioni generali:
- Il numero dell'ordine d’acquisto;
- La data di emissione dell'ordine di acquisto;
- Il numero del preventivo originale, se applicabile;
- Uno spazio per la firma del cliente, che sarà preceduta dalle parole “letto e approvato” o “buono per accordo”;
- Uno spazio per la tua firma (altamente raccomandato).
- Informazioni sulla tua azienda:
- La forma societaria della tua impresa (S.r.l., S.p.a., ecc.);
- Il tuo nome o il nome della società;
- L'indirizzo della sede dell’azienda (comprensivo di città e paese di riferimento);
- Numero di telefono e/o fax;
- Il tuo numero di partita IVA e REA;
- Informazioni relative al cliente, nel contesto di una vendita BtoC:
- Il nome del cliente;
- Il suo indirizzo di domicilio.
- Informazioni relative al cliente, nel quadro di una vendita in BtoB:
- La ragione sociale della sua impresa;
- L'indirizzo della sua sede;
- Il suo numero di partita IVA.
- Informazioni sulla natura della transazione:
- La denominazione dei prodotti;
- La loro quantità;
- Il loro prezzo unitario, tasse escluse;
- L'importo totale dell'ordine prima e dopo l’applicazione delle tasse (tutte le tasse vanno incluse);
- Le aliquote IVA applicabili;
- I termini e la data di consegna;
- I termini di pagamento;
- La menzione del pagamento di una cauzione, se prevista;
- Il tasso di sconto, se presente;
- L’ammontare della penalità in caso di ritardi;
- Il periodo di recesso;
- Tutte le garanzie legali.
- È bene che l’ordine di acquisto sia accompagnato dalle condizioni generali di vendita (CGV). Bisogna assicurarsi, infatti, che queste siano accettate dal cliente. È per questo che ti consigliamo di allegarle all’ordine d’acquisto: il cliente può firmarle direttamente e accettare, così, fin dal principio le clausole previste. In questo modo, ti potrai garantire una sicurezza supplementare in caso di controversie.
☝Le CGV possono essere poste sul retro dell’ordine di acquisto o su fogli separati. In questo caso, assicurati che siano firmate dal cliente. È bene, infatti, che tutte le pagine del documento proposto al cliente prevedano l’apposizione di una firma.
Ora che hai in mano le chiavi per poter fare ordini di acquisto nella forma dovuta, buttati! Grazie alle informazioni ricevute tramite questo articolo sarai in grado di realizzare un ordine d’acquisto impeccabile dal punto di vista formale!
Eventualmente, in momenti di intensa attività del tuo business, puoi anche pensare di ricorrere a delle soluzioni software per il supporto nella realizzazione degli ordini d’acquisto.
Il tuo rigore, la tua dedizione e la tua precisione nella redazione dell’ordine di acquisto contribuirà a migliorare l'immagine della tua azienda, il che ti consentirà di aumentare la tua credibilità sul mercato e, quindi, ti permetterà di incrementare le tue vendite e, in conseguenza, la tua produttività!