BPMN 2.0: tutorial pratico per mappare i processi

Cosa significa BPMN 2.0? Questa misteriosa sigla indica la versione più recente degli standard BPMN, entrati in vigore nel 2011.

Il loro obiettivo principale è quello di semplificare la rappresentazione dei processi, siano essi aziendali o applicativi, per facilitarne la comprensione e l'esecuzione da parte di tutti gli utenti.

Che voi siate direttori informatici, Chief Digital Officer o manager d’impresa, questo articolo vi aiuta a capire il Business Process Management and Notation, le sfide che pone e la sua implementazione.

Quello del BPMN indica uno standard di rappresentazione per la modellazione di processi aziendali (business process modeling). Definisce un modo di rappresentare graficamente i processi per renderli chiari e comprensibili a tutti coloro che ne prendono parte:

• collaboratori,
• manager responsabili dell'implementazione e del monitoraggio dei processi,
• tecnici responsabili dell’installazione di strumenti,
• soggetti esterni, ecc.

La notazione, dall’inglese notation BPMN, è stata creata nel 2004 dalla Business Process Management Initiative (BPMI). Dal 2008 l’Object Management Group (OMG) è diventato l’ente garante della standardizzazione della rappresentazione dei modelli dei sistemi informativi.

Il BPM (Business Process Management), indica la gestione dei processi di business. Comprende tutte le sfide legate alla gestione dei processi:

• automazione dei workflow,
• aumento della produttività,
• razionalizzazione dei processi,
• modellizzazione dei processi, ecc.

Per estensione, « BPM » può anche indicare il software BPM usato per la modellizzazione.

👉 La differenza tra BPM e BPMN è quindi semplice: il primo indica un metodo di organizzazione, mentre il secondo rappresenta uno standard codificato.

Il principale obiettivo del BPMN è semplificare il passaggio che va dalla fase di progettazione e modellazione dei processi, alla fase di realizzazione, per facilitarne l’esecuzione.

Il suo obiettivo è quello di rendere i processi comprensibili sia all’uomo che alle macchine. Ciò richiede una rappresentazione grafica la più semplice e intuitiva possibile. In sostanza, lo standard BPMN è un linguaggio comune per facilitare la trasmissione di informazioni relative al processo in un'organizzazione per mezzo di:

• simboli,
• sintassi,
• semantica,
• regole d’uso.

Così come avviene per una lingua viva, tutti gli utenti BPMN utilizzano elementi comuni standardizzati non solo per trasmettere un significato nell'implementazione di un processo, ma anche per evitare molteplici interpretazioni e quindi il rischio cadere in errore.

È un linguaggio complesso e abbastanza ricco da coprire l’insieme dei processi business e le applicazioni di un’organizzazione:

• processi organizzativi vs processi eseguibili,
• processi esistenti vs processi mirati che si desidera implementare,
• processi inter- vs intra-organizzazionali.

• una rappresentazione grafica chiara,
• un formato comune che può essere automatizzato,
• uno standard unico, comprensibile anche al di fuori della vostra organizzazione,
• un’interoperabilità tra molteplici organizzazioni e strumenti,
• uno standard in continua evoluzione grazie ad una comunità attiva, per rispondere ai bisogni dei mestieri che cambiano continuamente,
• un consensus generale dal mondo commerciale e tecnico: BPMN è una notazione di riferimento.

Come si implementa a livello tecnico?

Bisogna saper «tradurre» il processo organizzativo in uno applicativo, per passare dal livello business a quello tecnico, e quindi automatizzare i workflow per risparmiare tempo nell'esecuzione dei processi. Questo è ciò che lo standard BPMN permette di fare interfacciandosi con il sistema informativo della vostra organizzazione.

La notazione grafica BPMN può essere «letta» e interpretata da strumenti appositi, chiamati motori di workflow, che automatizzano l'esecuzione dei processi per mezzo del linguaggio di programmazione BPEL (Business Process Execution Language).

Come anticipato nell’introduzione, si tratta della versione più recente di BPMN, che oggi rappresenta lo standard di riferimento.

💡 Lo standard BPMN 2.0 corrisponde allo standard internazionale ISO/IEC 19510:2013.

Il BPMN 2.0 comprende un totale di 98 elementi visivi, tutti utili per la modellazione dei diagrammi (BPMN diagrams). Vediamo le 4 principali categorie.

• Evento. Definiscono un'azione che avvia, interrompe o influenza un processo;si distinguono 3 tipi di eventi:
  • iniziale (cerchio sottile),                            
  • intermedio (doppio cerchio sottile),             
  • finale (cerchio spesso).                               

• Attività. indicano un’azione da realizzare da parte di un umano, una macchina o un’applicazione. È rappresentato da un rettangolo dagli angoli arrotondati.          

Un esempio di attività può essere l’invio di una fattura ad un cliente.

💡 Scegliete in partenza una parola per indicare un'azione onde evitare possibili incomprensioni.

• Diramazione (gateway). Per indicare i punti del processo in cui i flussi delle attività convergono o divergono. È rappresentato da un rombo nel cui centro un simbolo indica le possibili uscite del flusso (un rombo vuoto indica che tutte le uscite sono possibili).        

👉Non rappresentano un’azione da compiere.

Servono a collegare tra loro gli elementi di flusso (eventi, attività o diramazioni).

• connettore sequenziale (sequence flow): indica l’ordine tra attività e eventi di un processo                                                                          
• flusso di messaggio (message flow): per indicare lo scambio di un messaggio                                                                                              
• associazione (association): per indicare un semplice legame tra dati, testi o altri oggetti. Indicano inoltre gli input e gli output delle attività. 

👉 Con l’aiuto degli elementi visti fin qui, è possibile creare e modellare dei processi semplici. Quando i processi si complicano, occorre aggiungerne altri: vediamo insieme quali.

Permettono di conoscere il ruolo e le responsabilità degli stakeholder in un processo, organizzando le attività e i flussi in gruppi diversi.

• Corsia di un’unità organizzativa (pool). Indica processi distinti effettuati da entità diverse che interagiscono tra loro, ed è rappresentata da un rettangolo. 

💡 Un’attività può appartenere ad un solo corridoio

• Sottocorsie (lane). Suddividono ulteriormente la corsia. Servono per specificare con maggiore dettaglio l’organizzazione delle attività.             

👉 È importante avere chiara la differenza tra corsie e sottocorsie.

Servono a semplificare la lettura dei diagrammi e non indicano azioni da svolgere.

Possono essere:

• annotazioni, ad esempio per precisazioni o commenti su un’azione                  
• raggruppamenti, per chiarire ulteriormente l’organizzazione del processo        
• dati, per descrivere i tipi di dati inseriti nel processo                                            

💡 Lo standard BPMN 2.0 è codificato in inglese dall’OMG group. Per questo tutte le denominazioni ufficiali sono in lingua inglese. I termini italofoni sono traduzioni comunemente accettate dalla comunità BPMN.

Vi sembra tutto molto complicato? Non scoraggiatevi. Anche se si tratta di uno standard molto codificato ed inquadrato, il suo scopo è di semplificare la progettazione, la creazione e l’esecuzione dei processi aziendali.

Per realizzare il vostro modello di processo, vi consigliamo di seguire questi step:

1. Identificate un processo a grandi linee: inizio, fine, obiettivo e qualche attività
2. Delineate le attività da modellare per questo processo
3. Ordinate le attività secondo il flusso logico del processo
4. Modellate il processo tramite gli elementi visivi citati in precedenza
5. Testate e mettete in pratica i processi.

Per fare ciò, è utile dotarsi degli strumenti adeguati. I software BPM menzionati sopra vi saranno utili:

• per modellare facilmente i vostri processi seguendo BPMN 2.0 (dimenticatevi il disegno a mano),
• per automatizzare l’esecuzione grazie ad un motore di workflow.

Quale software di gestione dei processi scegliere? I modellisti e i Chief Digital Officers (CDO) possono disporre di un ampio ventaglio di soluzioni bpm di qualità. Noi ve ne proponiamo qualcuno:

• IBM, 3 diverse versioni per il business process management,
• APPIAN, software per lo sviluppo di App aziendali,
• OPENWORK, soluzione 100% italiana per l'automazione dei processi.

Questa pratica non dev’essere un’esclusiva delle grandi aziende. Gestire i processi, anche nelle piccole aziende, significa:

• maggiore chiarezza su tutti i livelli,
• integrazione più rapida dei nuovi collaboratori grazie a processo grafico snello e intuitivo,
• automazione dei compiti per risparmiare tempo e migliorare la produttività,
• in sintesi, un forte vantaggio concorrenziale!