Rimborso a piè di lista, facciamo ordine tra le carte

Abbiamo tutti ben chiaro in mente che al termine di una trasferta di lavoro arriva il fatidico momento di ottenere il rimborso delle spese di viaggio. Molte aziende si affidano al rimborso forfettario perchè più rapido e sbrigativo. D’altro canto si tratta di una metodologia approssimativa che non riflette appieno le spese sostenute dal dipendente e che può costare ad una delle due parti più di quanto dovuto.

Vediamo quindi come funziona il rimborso a piè di lista e come risparmiare tempo con un software per le note spese!

Prima di andare più nel dettaglio con i rimborsi spese, cerchiamo di contestualizzare il tutto. Sostanzialmente la grande differenza dal classico rimborso forfettario a cifra fissa, è che richiede al dipendente di presentare una distinta analitica delle spese a cui sono alle allegati tutti i differenti giustificativi di spesa. Ovviamente per evitare abusi da parte dei dipendenti, al datore di lavoro rimane la possibilità di fissare dei limiti a priori per quanto riguarda il rimborso in base alle proprie politiche di rimborso.

Si tratta di una soluzione di mezzo tra il rimborso forfettario e quello analitico. Fermo restando che dev’essere una modalità concordata in anticipo per garantire chiarezza e trasparenza, è un tipo di rimborso che prevede una somma forfettaria per alcune spese e il resto ad esempio (vitto e alloggio ) a piè di lista.

Facendo i dovuti distinguo, questo tipo di rimborso si può applicare sia sulle trasferte all’estero che su quelle in Italia presentando giustificativi richiesti che devono essere conformi a tutte le normative fiscali vigenti in Italia e non lasciare dubbi sull’appartenenza (indicazione del destinatario sugli scontrini fiscali) e sulla natura della prestazione.

Ci sono poi tutta una serie di spese per cui è impossibile ottenere un documento intestato, come ad esempio le spese telefoniche, e su queste è possibile far fede alle dichiarazioni del dipendente.

Il testo di riferimento per il rimborso analitico è il comma 5 dell’articolo 51 DPR 917/86. Si di una regolamentazione fiscale dei rimborsi per vederne l’imponibilità o meno. La prima cosa da mettere in chiaro è che le spese rimborsate per trasferte all’interno del comune di lavoro.

Al di fuori di questo caso specifico, l’esenzione dalla contribuzione è per il rimborso di vitto e alloggio documentato e per le altre spese è limitato per tariffe giornaliere, eventualmente anche non documentate, fino a 15,49€ al giorno in Italia e 25,82€ per le trasferte estere.

Per ottenere che le spese sostenute possano essere rimborsate è necessario presentare una nota spese dettagliata che descriva le informazioni relative alle spese sostenute con la documentazione necessaria includendo la documentazione necessaria di cui abbiamo parlato in precedenza.

Va da sé che la nota spese da presentare, con i suoi annessi, è un documento estremamente importante e delicato.

Una delle maniere più facili e veloci per creare una lista dettagliata delle spese è sempre quella di rivolgersi a Excel, in questo modo potrete creare una tabella, formattarla e inserire formule automatiche. Oggi siete anche fortunati perchè vi permettiamo di scaricare un fac simile Excel gratuitamente:

Excel può essere perfetto se le trasferte non sono un’attività comune nella vostra azienda e quindi si tratta di documenti da redigere una tantum altrimenti, vi consigliamo dei software per la redazione delle note spese.

N2F è uno strumento di semplificazione della gestione spese di trasferta apprezzato da più di 5000 clienti nel mondo. Il software è in cloud, rendendo possibile l’accesso ovunque e se ciò non fosse abbastanza, permette anche l’accesso offline dall’applicazione con successiva sincronizzazione.

Tra le sue funzionalità:

• Calcolo automatico delle indennità per il rimborso chilometrico
• Scanner OCR per la lettura degli scontrini fiscali
• Calcolo automatico dell’IVA recuperabile

Soldo è una soluzione ideale per riprendere in mano il controllo delle proprie spese. Vi consentirà di avere piena visibilità sulle spese dei dipendenti in tempo reale. Attraverso le carte di credito aziendali di Soldo risparmierete sui costi di transazione rispetto ai principali competitor di settore.

Con Soldo potrete:

• Carta Mastercard aziendale per pagare direttamente
• Cattura fotografica delle ricevute fiscali
• Gestione utenti e accessi al conto

Sarce Travel è uno dei software per l’automazione note spese più apprezzati in Italia. Può essere utilizzato da computer su cloud o su dispositivi mobili IOS o Android. Si integra perfettamente con la maggior parte dei software che avete in azienda, dalla fatturazione agli strumenti di prenotazione viaggi.

Perchè scegliere Sarce Travel:

• Inserimento spese attraverso assistente vocale
• Accesso tramite riconoscimento biometrico
• Calcolo automatico rimborsi chilometrici

Come avete visto, un software per la gestione delle note spese può davvero essere una risorsa fondamentale per risparmiare tempo ed errori. Cosa aspettate allora a scegliere la soluzione adatta a voi?