Credit management: un aspetto cruciale per le aziende

Il Credit management rappresenta un aspetto fondamentale per le aziende che ricercano una gestione finanziaria ottimale.

Infatti, assieme al fatturato, il recupero credito e la gestione del rischio cliente sono due tasselli altrettanto importanti per la sostenibilità e lo sviluppo di un'azienda.

E se è vero che le grandi aziende sono più inclini ad assumere un credit manager, questo ruolo è tuttavia strategico per le PMI, molto più sensibili agli effetti di un flusso di cassa incerto.

In italiano, credit management significa gestione del credito.

Non è un caso che il termine originale sia inglese: il credit manager è presente soprattutto nelle aziende anglosassoni.

Perché parliamo di credito? Quando un’azienda fissa un termine per un pagamento, autorizza un pagamento rateizzato, piuttosto che un pagamento alla consegna del servizio o del prodotto, concede al cliente un credito, senza interessi, e si assume i rischi:

• di mancato pagamento,
• di problemi di liquidità,
• di mettere a repentaglio la propria salute finanziaria (e addirittura la sua stessa esistenza).

Per questo motivo il credit management si interessa non tanto al fatturato e alle vendite, la cui somma è talvolta virtuale, quanto piuttosto alle condizioni di pagamento delle fatture, per prevenire il rischio di mancato pagamento o di ritardi.

Ecco i principali vantaggi per le aziende:

• valutare, controllare e monitorare i vostri crediti verso la clientela,
• ridurre i ritardi di incasso e i ritardi nei pagamenti,
• limitare le procedure ripetitive (quali il sollecito fattura o il recupero crediti),
• ottimizzare il cash flow,
• sviluppare le vostre capacità di finanziamento senza ricorrere al credito bancario,
• rispettare il piano finanziario,
• migliorare la situazione finanziaria,
• sviluppare relazioni commerciali su basi sane.

Spesso impropriamente considerate sinonimi, Credit management e recupero crediti sono in realtà due attività distinte e complementari. Il Credit management ingloba tutte le attività relative alla “gestione del credito”, tra cui appunto l’attività specifica di recupero del credito.

Se siete pratici di Credit Management e recupero crediti probabilmente avrete già sentito parlare di Cribis. Ma di cosa si tratta? Cribis è una società del gruppo CRIF che permette alle aziende di semplificare e esternalizzare il Credit Management e il recupero dei crediti. 

Il credit manager è una figura specializzata nella gestione dei crediti e dei contenziosi. Egli definisce la politica di gestione operativa del credito e ne assicura l'applicazione in tutta la società.

Per questo motivo, segue le direttive del ramo commerciale o di quello finanziario.

Nelle aziende meno strutturate, le sue funzioni possono essere svolte dal responsabile finanziario, anche chiamato Chief Financial Officer (CFO).

Il suo principale obiettivo è quello di garantire i crediti dell’azienda, valutando sistematicamente i rischi di credito e analizzando i profili delle aziende partner e dei clienti potenziali.

Il suo ruolo delicato deve essere in grado di rispondere a due esigenze difficili da conciliare contemporaneamente:

• fare quanto più fatturato possibile accordando ai clienti crediti, posticipando i termini per il pagamento, ecc.
• controllare rigorosamente le finanze aziendali.

Si tratta quindi di un facilitatore che ha l’obiettivo di implementare le migliori pratiche circa la fatturazione e la gestione dei pagamenti.

Ecco le sue principali competenze:

• Per quanto riguarda le conoscenze richieste troviamo una solida preparazione teorico pratica in tecnica commerciale, contabilità, diritto commerciale, trattamento dei dati personali e gestione finanziaria
• Abilità di comunicazione e interpersonali
• Problem solving
• Mentalità analitica
• Capacità decisionali

Il credit management interviene fin dall’inizio, e prosegue durante tutto il rapporto commerciale tra l'azienda e i clienti.

Per prima cosa, il Credit manager definisce una strategia creditizia per prevenire i rischi potenziali di mancato pagamento, causabili da:

• insolvibilità di un cliente,
• litigi,
• disfunzionamenti interni.

Ecco qualche leva a vostra disposizione:

• Un’ulteriore segmentazione da parte dei responsabili vendite e marketing per determinare le tipologie di rischio associate a ciascuno dei segmenti di clientela considerati.
• la definizione delle condizioni di pagamento:
  • modalità di pagamento accettate,
  • termini e condizioni per gli acconti,
  • termini di pagamento e limiti di credito accettati,
  • penali per i ritardi di pagamento,
  • metodi di sollecito, ecc.
• la redazione di alcuni documenti commerciali e delle loro clausole contrattuali, tra cui:
  • i contratti commerciali,
  • le condizioni generali di vendita,
  • le fatture.
• La definizione di processi quali:
  • la negoziazione dei termini di pagamento,
  • i processi di emissione delle fatture,
  • le procedure per la riscossione (metodi di riscossione amichevoli, penali per i ritardi, ingiunzioni di pagamento, ecc.
• L’elaborazione di una procedura di credit management che inglobi tutti i punti visti qui sopra, da comunicare a tutti i reparti per una fluidità e una trasparenza ottimali.
• La gestione dei rischi e il ricorso a soluzioni come:
  • il factoring: procedura di trasferimento dei crediti verso un'impresa specializzata che provvede alla loro gestione e riscossione, assumendosi il rischio di eventuali insolvenze, e concede anticipazioni sui crediti stessi,
  • l’assicurazione del credito, per minimizzare i rischi di mancato pagamento.

1) Durante la fase di prospezione, il credit manager procede con:

• l’analisi del credito, ovvero la valutazione circa la solvibilità del cliente, basandosi su:
  • lo stato patrimoniale e il conto economico,
  • il settore di attività,
  • la sua forma giuridica e il suo azionariato,
  • il rispetto dei suoi impegni,
  • lo storico del rapporto con il cliente (non applicabile per i nuovi clienti).
• dare un punteggio (scoring) al cliente per personalizzare le procedure di sollecito.

2) Durante la fase di negoziazione/contrattualizzazione, egli definisce i limiti di credito accettabili ( termini di pagamento) in base:

• al fabbisogno di liquidità dell’azienda,
• agli obiettivi,
• al profilo del cliente.

3) Durante la fase di fatturazione, controlla la corretta compilazione delle fatture, la presenza delle clausole contrattuali e delle condizioni di pagamento.

4) In caso di problemi, gestisce le diatribe relative alle fatturazioni e le operazioni di riscossione.

Il Credit management comprende il calcolo e il monitoraggio degli indicatori chiave al fine di considerare le aree di miglioramento.

Ecco i principali:

• il DSO (days sales outstanding) che stabilisce il termine medio per la riscossione o il pagamento,
• il tasso di ritardo nei pagamenti, che si calcola dividendo le fatture scadute per il totale dei crediti verso la clientela.
• il tasso di fatture impagate, che si calcola dividendo le fatture non pagate a fine mese per il totale delle fatture del mese,
• il WC (working capital), ossia il bisogno di capitale circolante.

Ecco alcuni software di Credit management che potrebbero esservi utili: Eloficash, Piteco Evolution, Acus.

Riprendendo il famoso detto “fidarsi è bene, non fidarsi è meglio”, possiamo dire che fidarsi dei propri clienti è bene, costruire una fiducia reciproca è meglio!

Il credit management serve a questo scopo: anticipare i rischi di insolvenza piuttosto che reagire...troppo tardi.