Addebito SDD SEPA, l’essenziale per le vostre fatture

L’addebito SDD SEPA (o anche addebito diretto SDD o SDD SEPA direct debit), un termine che fa parte della vita di tutti i giorni.

Ma siamo sicuri di conoscerlo bene? di aver capito di cosa si tratti e come funzioni?

Lo sapevate, ad esempio, che esistono programmi software dedicati alla gestione della vostra fatturazione ricorrente che supportano diversi servizi di pagamento, compresi i software di gestione degli abbonamenti e i gateway di pagamento?

Ok, basta con le domande, vediamo le risposte:

SEPA sta per Single Euro Payments Area, o area unica dei pagamenti in euro.

L'area SEPA di pagamento unificata comprende 34 Stati e i loro territori d'oltremare. È stato istituito dalle banche membri del Consiglio europeo dei pagamenti (EPC) in risposta a una richiesta della Commissione europea. 

Questi paesi, che non necessariamente hanno l'euro come moneta, sono:

• i paesi dell'Unione europea (di cui 19 nella zona euro) +
• Monaco
• Svizzera
• Liechtenstein
• Norvegia
• Islanda
• San Marino
• l'Isola di Man
• le Channel Islands
• territori d’oltremare francesi

Nel quadro dell'Unione economica e monetaria, il principio della SEPA è quello di consentire ai consumatori, siano essi privati o professionisti, all’interno di scambi sia in BtoC che BtoB:

• di effettuare i pagamenti alle stesse condizioni per tutti i paesi dello spazio europeo
• armonizzare i mezzi di pagamento in euro tra gli Stati membri
• per sfruttare appieno la zona commerciale e commerciale

Stiamo parlando di pagamenti non in contanti (esclusi contanti e banconote), come ad esempio :

• il bonifico SEPA 
• il bonifico istantaneo SEPA (SEPA Instant Credit Transfer o Instant Credit Transfer)
• addebiti diretti SEPA (SEPA Direct Debit o SDD)
• pagamento con carta bancaria SEPA (SEPA Card Payment o SCP)

Pertanto, rispetto ai pagamenti nazionali, i pagamenti transfrontalieri ne beneficiano:

• gli stessi standard
• con la stessa velocità
• della stessa sicurezza
• gli stessi costi

Ciò al fine di non rallentare, se non addirittura promuovere, lo sviluppo del commercio e degli investimenti all'interno dell'area.

Secondo la definizione di Unicredit:

Esistono due tipi di addebiti diretti SEPA.

L'addebito SDD Core si applica a tutti i creditori e debitori, mentre gli addebiti diretti SEPA B2B, come suggerisce il nome, sono validi solo per gli addebiti diretti tra imprese in modo tale da andare incontro alle specificità di quest’ultimi tipi di scambi.

Quest'ultimo, infatti, non ha le stesse garanzie:

• il diritto al rimborso delle operazioni non è sistematico, a meno che il debitore non possa dimostrare di non aver accettato il mandato B2B (mandato assente o non valido),
• i tempi di campionamento, però,  sono più brevi

Viene utilizzato per materializzare il consenso del debitore ad essere addebitato, senza che venga menzionato alcun importo.

Ecco un esempio di un mandato di pagamento:

© Diazilla

Può assumere 2 formati:

• carta: viene compilato dal debitore e restituito al creditore;
• elettronico: è compilato online dal debitore sul sito web del creditore o tramite la sua banca online (e-mandate).

La validità di un mandato SEPA è:

• illimitata: vale a dire fino alla revoca del consenso del debitore (per i ritiri ricorrenti)
• revocabile: in qualsiasi momento su richiesta del debitore al suo creditore,
• soggetta a scadenza: se non è stato inviato alcun ordine di addebito diretto SEPA per un periodo di 36 mesi.

A differenza degli addebiti diretti sulle carte di credito, gli addebiti diretti SEPA non sono immediati, non avvengono in tempo reale. Il pagamento viene incassato sul conto corrente bancario del creditore entro almeno due giorni lavorativi interbancari dalla data di addebito.

• Sia il creditore che il debitore devono trovarsi nella zona SEPA.
• Non c'è un limite di importo.
• Esso esonera il debitore dalla necessità di inviare una ricevuta ogni volta che le operazioni ricorrenti (ex TIP, buono di pagamento interbancario) sono regolate o dovute.
• Dall'introduzione della SEPA, non esiste più alcun modulo specifico da compilare in aggiunta al mandato sottoscritto di addebito diretto.
• In precedenza, la banca del debitore doveva essere informata dal debitore. L'accordo viene ora stipulato direttamente tra il cliente e l'azienda.

L'addebito diretto SEPA richiede dei codici identificativi

• un codice CIC (SEPA Creditor Identifier o codice SEPA) ai fornitori
• In pratica, in caso di modifica della ragione sociale, della ditta, del conto bancario o dell'indirizzo, essa rimane invariata;
• un codice RUM (riferimento unico del mandato), definito dal creditore e comunicato al debitore.

La richiesta viene fatta direttamente dalla banca del creditore all’agenzia delle entrate o attraverso un gateway di pagamento.

Questo codice è formato da:

• Codice ISO del paese
• Codice di controllo generato automaticamente
• Codice business (su indicazione del creditore)
• Codice fiscale dell’azienda (se non presente generato automaticamente un codice non significativo)

Il codice RUM, generato automaticamente, si basa su criteri :

• è composto da un massimo di 35 caratteri latini, tra cui : 
  • lettere dalla A alla Z, con lettere maiuscole raccomandate
  • i numeri da 0 a 9
  • punteggiatura / - ? :() . e lo spazio (non consigliato)
• è unico per ogni mandato
• non contiene dati sensibili come l'IBAN, il numero di passaporto, ecc. 
• può includere referenze contrattuali o di clienti, purché uniche

Dal momento in cui un'impresa vende prodotti o servizi e fattura ai propri clienti su base ricorrente o ripetuta, può utilizzare gli addebiti diretti SEPA perché glielo permette:

• attrarre i clienti attraverso un regolamento facile, veloce e sicuro;
• per far sì che il cliente paghi regolarmente e automaticamente;
• per garantire il rispetto di un calendario, senza ritardi di pagamento o solleciti;
• per fidelizzare il cliente, con il sistema di abbonamento, pagamento pay-per-use (a consumo effettivo, Pay as you go) o pagamento in più rate;
• per identificare facilmente i pagamenti ricevuti, essendo le referenze decise dal creditore stesso (cfr. codice RUM); 
• per limitare il rischio di mancato pagamento.

D'altra parte, è anche possibile offrire addebiti diretti SEPA per un unico pagamento, denominato "One Off"

Gli obblighi riguardano tre dimensioni:

• la raccolta e l'archiviazione fisica o elettronica dei mandati,
• le giuste informazioni dai suoi debitori,
• aggiornamenti, modifiche e cancellazioni di mandati.

Pertanto, il fornitore o il prestatore di servizi deve:

• fornire ai propri clienti un punto di contatto che consenta loro di modificare o revocare il mandato di addebito diretto SEPA;
• informarli prima di ogni addebito diretto, almeno 14 giorni di calendario prima della data di scadenza, mediante fattura, un unico avviso di addebito diretto separato o ricorrente, o un calendario, con menzione:
  • la data,
  • l'importo,
  • il numero ICS,
  • se possibile, il codice RUM che sarà assegnato al mandato;
• eseguire e inviare al cliente il mandato di campionamento, che deve contenere:
  • l'intestazione "SEPA Direct Debit Mandate",
  • il codice RUM,
  • i dati di contatto (indirizzo e nome o ragione sociale e, se diverso, nome o ragione sociale),
  • l'identificativo del creditore,
  • le informazioni obbligatorie;
• inviare alla propria banca il primo ordine di pagamento 5 giorni lavorativi prima della scadenza, 2 giorni lavorativi per gli ordini ricorrenti;
• modificare il mandato su richiesta del debitore (nuovo conto bancario, ecc.) al ricevimento di una lettera valida (nessuna nuova firma).

Il riferimento unico del mandato è visibile sull'estratto conto bancario del debitore (cartaceo e/o online) in modo che egli possa identificare e contestare un addebito diretto. 

Il creditore può raccogliere i mandati e inviarli alla sua banca, ma nel caso del pagamento online SEPA, per gli esercenti elettronici, è necessaria una soluzione di gestione dei pagamenti. 

Ciò consente loro di proteggere i dati sensibili dei propri clienti, che circolano sul web, e di affidare la responsabilità, in particolare per la conservazione dei dati bancari, ad un terzo di fiducia.

Tra i più famosi gateway di pagamento troviamo:

• Braintree
• GoCardless 
• SlimPay
• ecc.

Braintree è un servizio di Paypal. È una piattaforma che mette insieme Paypal, carte, bancomat e anche i principali digital wallet.

Offrire ai propri clienti tutte le modalità di pagamento più rapide, fluide  e moderne vuole dire essere in grado di cambiare significativamente la loro esperienza d’uso.

Con Braintree potrete:

• effettuare pagamenti in tutto il mondo
• utilizzare gli strumenti di pagamento più all’avanguardia su di un’unica piattaforma
• sia per pagamenti online che in negozio
• pochi costi di integrazione

GoCardless è un software inglese diffuso in tutta Europa. In Italia per il momento dev’essere utilizzato in inglese.

Si connette facilmente con gli altri software adottati dall’azienda e si occupa prevalentemente di pagamenti ricorrenti e pagamenti delle fatture.

Tra le sue caratteristiche troviamo:

• supporta SDD SEPA
• mandato di addebito diretto online
• pianificazione pagamenti
• crea un piano di pagamento
• dashboard di controllo

Slimpay è un gateway di pagamento estremamente affermato in francia che da un paio d’anni ha conquistato anche il mercato italiano.

La soluzione consente, attraverso la sua raffinata interfaccia, di raccogliere i dati bancari dei clienti, ma anche di attivarli grazie ad un modulo di firma elettronica, utilizzabile online o nei negozi, per contratti e mandati di addebito diretto SEPA.

La firma elettronica include l'archiviazione con valore probatorio e la marcatura temporale.

SlimPay permette anche di:

• accettare pagamenti con addebiti diretti SEPA, dopo aver filtrato gli IBAN per una sicurezza ottimale
• monitorare lo stato dei pagamenti ricorrenti tramite dashboard
• accedere alle informazioni sui clienti e modificarle come richiesto
• istituire schemi di addebito diretto SEPA
• rimborsare i clienti

Può essere integrato nel vostro sito o nella vostra applicazione mobile con poche righe di codice, grazie ad un'API avanzata.

Gli addebiti diretti SEPA forniscono un quadro sicuro e armonizzano i pagamenti all'interno e all'esterno dell'Europa. Questo non solo facilita lo sviluppo commerciale delle aziende, ma anche la gestione dei pagamenti degli abbonamenti, che sono sempre più popolari tra i privati e le aziende.

Per gli esercenti elettronici e i fornitori di servizi online, strumenti adattati al consumo basato sull'abbonamento gestiscono per loro la fatturazione ricorrente e la raccolta di dati bancari e di pagamento presso i loro clienti.

E voi come gestite gli addebiti diretti SEPA?