Intranet aziendale: consigli per un portale all’avanguardia

La digital transformation non ha risparmiato l’Intranet aziendale, che sta vivendo una fase di profondo rinnovamento.

Per favorire la circolazione delle informazioni, migliorare la comunicazione interna e semplificare i processi tra i diversi reparti, un portale Intranet all’avanguardia si rende indispensabile. Si tratta, in sintesi, di promuovere un approccio collaborativo.

Vediamo insieme come progettarla e quali benefici può apportare alla vostra impresa.

Una soluzione Intranet ha come obiettivo di facilitare la comunicazione interna dell’azienda. Si tratta di un flusso di dati accessibili a tutti i dipendenti di un'organizzazione, per mezzo di una rete informatica.

A differenza dell’extranet, in cui l’accesso è permesso anche al di fuori dell’azienda, l’accesso intranet è possibile solo tramite una rete locale.

Un tempo le reti locali erano basate su server LAN (Local Area Network), ed avevano il limite di essere accessibili solo in un determinato spazio geografico. Negli ultimi anni invece si sono imposti i server Cloud, altrettanto sicuri e molto più efficienti.

L’Intranet permette una gestione delle risorse ordinata, capace cioè di facilitare l’accesso all’informazione a seconda del tipo di utente.

L'infrastruttura informatica di una Intranet deve soddisfare requisiti di sicurezza, riservatezza, accessibilità e velocità.

Ecco le principali aree che coinvolgono l’Intranet collaborativa:

• amministrazione: gestione dei diritti di accesso per garantire la riservatezza delle informazioni;
• comunicazione (notizie, novità, ecc.),
• risorse umane (vacanze, colloqui, ecc.);
• pianificazione (prenotazione di sale riunioni);
• logistica (convalida delle operazioni);
• Sistema EDM (archiviazione digitale dei dati tecnici).

Oggi, sempre più aziende tendono ad abbandonare i sistemi intranet più complessi, preferendo loro quelli più snelli. Si tratta dei cosiddetti Corporate Social Network: sistemi informativi più performanti e che offrono maggiore spazio alla comunicazione dei dipendenti.

È possibile classificare le Intranet in molti modi diversi. Le prime, sviluppatesi a partire dai primi anni Novanta, si caratterizzavano per una comunicazione verticale e unilaterale dall’alto verso il basso. Ormai superate, noi abbiamo identificato 2 tipologie di Intranet che permettono un approccio maggiormente collaborativo.

L’Intranet 2.0 è una rete che dispiega funzioni di comunicazione sempre più orizzontali, partecipative e sociali.

Un responsabile aziendale è incaricato della comunicazione, ed i dipendenti destinatari del messaggio hanno la possibilità di interagire relativamente al contenuto ricevuto, che può riguardare:

• una comunicazione sui risultati,
• un trasferimento di informazioni,
• una presentazione di una nuova strategia,
• dei messaggi motivazionali,
• delle applicazioni per creare un nuovo progetto.

Così, i dipendenti possono esprimere il loro parere ed assumere un ruolo maggiormente collaborativo.

I Corporate Social Network possono essere considerati come un’ulteriore evoluzione, per un approccio ancora più collaborativo.

I social network aziendali offrono l’intuitività e la semplicità dei social tradizionali, bilanciati però da un certo grado di controllo e di gestione da parte del management.

In questo tipo di sistema, ogni membro può condividere le proprie idee, incoraggiando flussi di comunicazione multidirezionali.

Le interazioni partono dagli utenti e l'obiettivo è che tutte le persone si esprimano, comunichino e facciano progredire i loro progetti come un team.

Per questo, i social Intranet integrano numerose funzionalità e promuovono la comunicazione interna in vari modi (attraverso sistemi di messaggistica istantanea, forum, gruppi di lavoro, commenti, sondaggi, ecc.)

Le Intranet più recenti offrono moltissime funzionalità interessanti. Ecco i principali benefici che possono apportare:

• notevole semplicità d’uso,
• alto grado di personalizzazione,
• accesso all’informazione in tempo reale,
• condivisione di conoscenze e competenze,
• agenda accessibile a tutti,
• ricerca di informazioni semplificata,
• minor ricorso alle email,
• maggior reattività, ecc.

Se siete convinti che la cultura aziendale collaborativa faccia al caso vostro, è fondamentale scegliere la piattaforma migliore a seconda delle esigenze.

Worktogether è una soluzione italiana che garantisce scalabilità e tiene conto delle caratteristiche della vostra azienda.

Powell è una suite collaborativa che presenta al suo interno un modulo per l’Intranet aziendale.

Infine, Sharepoint è una soluzione progettata da Microsoft completa e affidabile.

Un’Intranet aziendale promuove il lavoro collaborativo e permette di far avanzare più velocemente i vostri progetti.

Vi suggeriamo di valutare al meglio di cosa avete bisogno e di scegliere il portale Intranet più adatto per le vostre esigenze.