Bilanciare la domanda e l'offerta è facile grazie al processo S&OP

Il successo di un'azienda è il risultato di una perfetta alchimia tra la proposta di valore della sua offerta, le aspettative dei consumatori, una sana gestione finanziaria e l'efficienza dei suoi reparti di vendita/marketing.

La buona notizia è che è possibile realizzare questa sinergia e (finalmente!) abbattere i silos grazie a un approccio salutare: il processo S&OP.

Allineando domanda, offerta e risorse, la pianificazione delle vendite e delle operazioni ottimizza le prestazioni delle organizzazioni, garantendone la redditività. Sembra piuttosto interessante, non è vero?

Ma è ancora necessario comprendere i dettagli di questa procedura e sapere come implementarla in modo intelligente.

Questo articolo vi spiega tutto ciò 😉

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Cos'è la pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP)?

Il processo S&OP: definizione

La pianificazione delle vendite e delle operazioni, o S&OP, definisce un processo decisionale integrato, generalmente svolto su base mensile. Si tratta di anticipare le esigenze dei clienti, con l'obiettivo di gestire al meglio la supply chain e le risorse, tenendo sotto controllo le finanze.

In breve, si tratta di bilanciare domanda e offerta.

Il S&OP si basa su diverse fasi:

• revisione del prodotto ;
• previsione della domanda ;
• pianificazione dell'offerta
• riconciliazione dei piani
• convalida da parte della direzione.

Torneremo su queste diverse fasi in dettaglio più avanti nell'articolo.

Chi sono gli attori del S&OP?

Dato il suo approccio olistico, il processo S&OP coinvolge naturalmente molti reparti dell'azienda.

Per riassumere

• le vendite e il marketing prevedono le vendite, in particolare sulla base dell'analisi delle tendenze;
• la catena di approvvigionamento e le operazioni regolano la produzione e le scorte;
• le finanze controllano la redditività;
• la Direzione Generale prende decisioni e stabilisce la direzione strategica dell'azienda.

Quanto è importante il processo S&OP? I 5 vantaggi principali

• Miglioramento del processo decisionale. L'obiettivo principale della pianificazione delle vendite e delle operazioni? Fornire una visione globale delle operazioni, attraverso, tra l'altro, l'attuazione di vari scenari. Ciò consente all'azienda di sviluppare piani d'azione realmente rilevanti.
  
  
• Cogliere le opportunità di business. Il processo S&OP consente di tenere conto del comportamento del mercato in tempo reale. Di conseguenza, potete rispondere agilmente alla domanda dei consumatori, senza lasciare che i vostri concorrenti vi rubino la scena.
  
  
• Mitigare il rischio. Con il suo approccio proattivo, il S&OP aiuta a identificare i problemi prima che si ripercuotano sulla supply chain. In questo modo si riduce il rischio di interruzioni e si migliora la resilienza dell'azienda di fronte alle incertezze del mercato. Inoltre, soddisfare la domanda dei clienti in ogni circostanza fa di voi un attore su cui contare!
  
  
• ✅ Raggiungere la redditività. Il vostro obiettivo: rispondere diligentemente alla domanda... senza perdere denaro (per eccesso di scorte, sprechi, ecc.)! La pianificazione delle vendite e delle operazioni vi aiuta a raggiungere questo equilibrio.
  
  
• Collaborare di più. La pianificazione delle vendite e delle operazioni è uno di quei processi che richiedono l'abbattimento dei silos. Incoraggiando una stretta collaborazione tra i diversi reparti, si crea una sinergia tra i dipendenti, che sono quindi più disposti a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi comuni dell'azienda.

Il processo S&OP: un esempio delle fasi da seguire per garantirne il corretto svolgimento

Fase 1: revisione del prodotto

Questa prima fase prevede un' analisi approfondita del portafoglio prodotti, per garantire che sia sempre in linea con le esigenze dei consumatori.

A tal fine, il team di prodotto, e talvolta anche la R&S, esaminano il comportamento del mercato.

• Come si comporta attualmente la vostra offerta di prodotti?
• Alcuni prodotti stanno raggiungendo la fine del loro ciclo di vita?
• Dovete pianificare l'introduzione di nuovi prodotti o l'abbandono di altri?

☝️ Questa fase è un'opportunità per potenziare la vostra capacità di innovazione, sempre in linea con le vostre esigenze strategiche.

Fase 2: pianificazione della domanda

Successivamente è necessario raccogliere molti dati.

Tuttavia, è necessario adottare un approccio top-down e bottom-up, con un approccio globale alle previsioni.

In altre parole:

• basare le previsioni sui dati in campo, in particolare quelli provenienti dai reparti vendite e marketing (vendite passate, previsioni future basate su azioni pianificate, ecc;
• nonché su analisi interne ed esterne del comportamento del mercato e su modelli statistici.

☝️ Questa operazione deve essere effettuata a livello dell'intera offerta, oltre che a livello di prodotto.

Fase 3: pianificazione dell'offerta

Ora che avete un quadro chiaro della domanda, è il momento di pianificare l'offerta.

In particolare, questa fase consiste nel valutare se la capacità produttiva e le risorse disponibili all'interno dell'azienda sono in grado di soddisfare la domanda prevista.

Tuttavia, è importante tenere conto dei vincoli esterni, che a volte sono più difficili da prevedere (carenza di materie prime, problemi con i fornitori, ecc.).

Fase 4: riconciliazione dei piani

In questa fase, si consolidano i piani di domanda e di offerta, in modo da individuare le eventuali discrepanze e i conseguenti aggiustamenti necessari.

Il reparto finanziario svolge un ruolo fondamentale in questo contesto:

• assicura che i piani operativi rimangano in linea con gli obiettivi finanziari dell'organizzazione;
• valuta le implicazioni di potenziali scostamenti su ricavi, costi e redditività.

Fase 5: il Comitato esecutivo

Il Comitato esecutivo S&OP è la fase finale del processo. In questa fase, l'alta direzione esamina e approva (o meno) i piani consolidati.

Questa verifica finale assicura che le strategie pianificate siano in linea con gli obiettivi generali dell'azienda e che le risorse siano allocate correttamente.

Gli strumenti del processo S&OP

Sebbene il S&OP sia applicato da tempo nelle aziende, negli ultimi anni il processo ha preso una nuova piega: quella dell' intelligenza artificiale e del machine learning.

Laddove i manager operavano con fogli di calcolo statici, ora utilizzano strumenti in grado di :

• simulare vari scenari
• integrare grandi quantità di dati, in tempo reale (provenienti dai vari reparti, ma anche relativi al mercato).

☝️ Quest'ultimo punto sottolinea l'importanza di utilizzare strumenti che si integrino con gli altri sistemi, in particolare con i sistemi ERP e CRM, per garantire un flusso di informazioni fluido e affidabile.

🛠️ Esempio di software:

La soluzione S&OP flessibile di Ganacos, destinata alle PMI e ai grandi gruppi, vi aiuta a gestire la pianificazione delle vendite e delle operazioni in modo agile e collaborativo. Collegato a tutti i vostri dati, questo software vi consente di elaborare previsioni affidabili, a favore di un migliore equilibrio tra domanda e offerta. Create diversi scenari e anticipate i cambiamenti della vostra attività nel modo più efficace possibile.

5 best practice per ottimizzare il processo S&OP

#1 Organizzare il processo in modo efficace

Il processo S&OP deve coinvolgere tutti i membri dell'azienda se si vuole ottenere una visione globale delle operazioni. Ma anche i vari stakeholder a monte (i fornitori, ad esempio) e a valle (i clienti finali).

Tuttavia, date le diverse funzioni coinvolte, è consigliabile nominare un' unica persona che guidi le riunioni e coordini le azioni.

#2 Affidarsi a dati affidabili

Lavorare sulla base di dati corretti ed esaustivi è, in un certo senso, la conditio sine qua non per il successo del processo. Per questo motivo è necessario utilizzare uno strumento in grado di raccogliere tutti questi dati e renderli affidabili.

È inoltre necessario utilizzare gli indicatori più rilevanti per le sfide del S&OP. Ad esempio

• OTIF (capacità di consegnare gli ordini in tempo e per intero);
• Livello di servizio al cliente (l'azienda soddisfa le aspettative dei clienti in termini di disponibilità dei prodotti e tempi di consegna?

#3 Comunicare efficacemente

Una buona comunicazione è un'altra chiave del successo.

Organizzate quindi riunioni regolari e utilizzate strumenti che semplifichino gli scambi e la collaborazione tra i vari reparti coinvolti.

Ricordate che il processo S&OP va di pari passo con una visione olistica delle procedure!

#4 Rendere le informazioni facili da capire

Vi consigliamo di utilizzare supporti visivi dinamici durante le riunioni. In questo modo sarà molto più facile per tutti i partecipanti condurre le discussioni, confrontare diversi scenari e visualizzare le operazioni.

La comprensione delle informazioni è il primo passo per prendere decisioni consapevoli. 💡

#5 Adattare continuamente il processo

Il processo di S&OP deve essere flessibile per rispondere ai vari cambiamenti che possono avere un impatto, siano essi sviluppi interni o fluttuazioni del mercato.

Rivalutando regolarmente le previsioni e le capacità, è possibile identificare rapidamente eventuali discrepanze e adeguare i piani in tempo reale.

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Il processo S&OP in breve

Con la crescente complessità del mercato, nuove sfide attendono le aziende. Allineare domanda e offerta, senza perdere denaro, è una di queste sfide.

Questo è ciò che chiamiamo processo S&OP. Grazie al processo S&OP, i silos che compromettono l'intelligenza collettiva appartengono al passato: vendite, marketing, management, supply chain e operations lavorano fianco a fianco per sviluppare i piani più appropriati alla luce dei loro vincoli.

Ma questo lavoro a volte può sembrare complesso, soprattutto per le grandi organizzazioni. Fortunatamente, esistono software su cui si può fare affidamento. Spesso potenziati dall'intelligenza artificiale, raccolgono i (molti!) dati necessari per l'analisi, anticipano tutte le situazioni e suggeriscono il piano d'azione conseguente.

Il risultato è una pianificazione della produzione più precisa, che vi permetterà di fare la differenza con i vostri clienti... senza perdere le penne!