Facility management: una funzione in costante evoluzione

Il facility management è una funzione lavorativa essenziale per l’andamento ottimale di qualsiasi azienda. Ma sapete esattamente di cosa si tratta?

Elemento determinante per la qualità della vita sul posto di lavoro, ha un impatto significativo sulle organizzazioni, in particolare sulle prestazioni operative ed economiche.

È quindi interessante comprendere appieno le caratteristiche della funzione, quali sono le sue aree di attività e quali sfide aspettano i facility manager.

Il facility management è una funzione lavorativa che si occupa della gestione di tutti i servizi necessari per una sana gestione operativa e strategica delle aziende.

L’obiettivo? Migliorare le performance dei dipendenti mettendo a loro disposizione un ambiente di lavoro:

• capace di soddisfare i bisogni legati alla professione,
• conforme alle norme in materia di salute, sicurezza e ambiente.

La differenza tra le 2 funzioni è sottile. Si parla di facility management quando le attività ad esso associate vengono esternalizzate. Quando invece la gestione rimane in ambito interno, si preferisce parlare di servizi generali.

• gestione degli edifici: costruzione, sicurezza, manutenzione;
• manutenzione degli impianti esterni: muratura, tubazioni, lavori di pavimentazione, intonacatura, copertura del tetto;
• manutenzione preventiva: controllo impianti, prevenzione guasti e analisi sulla durata dei macchinari.

• monitoraggio consumi energetici: climatizzazione, ventilazione, riscaldamento ,ecc;
• gestione locali tecnici, impianti elettrici, di illuminazione, ecc.

• sicurezza delle infrastrutture: manutenzione, controllo di conformità con le normative;
• misure di prevenzione dei rischi: prevenzione incendi (installazione estintori e documentazione) e segnaletica per le procedure di evacuazione, ecc;
• protezione dei locali: sistemi di allarme e videosorveglianza.

• acquisto di forniture;
• servizio di stampa, fotocopia e scansione documenti;
• gestione delle sale, ecc.

• manutenzione degli spazi verdi;
• servizio di pulizia di locali e spazi comuni;
• ristorazione;
• gestione rifiuti.

• reception e accoglienza degli ospiti;
• ricezione telefonica;
• gestione della posta;
• servizi di portineria.

• decorazione interni,
• installazione cucine, impianti sanitari, ecc.

Il facility manager è responsabile della gestione delle facilities. Ecco alcune tra le sue mansioni più importanti:

• analisi dei bisogni aziendali e previsioni di spesa per soddisfarli;
• definizione dei piani di manutenzione,
• gestione e pianificazione del patrimonio immobiliare,
• coordinamento delle attività del personale,
• gestione della compliance, ecc.

Uno dei principali obiettivi del facility management è di rilevare le attività che apportano scarso valore aggiunto per l'azienda, per ridurne i costi. Occorre ottimizzare tutte le spese, garantendo però sempre un pari livello di comfort e efficienza per i dipendenti.

Così, grazie al facility management le aziende possono:

• focalizzarsi esclusivamente sul core business,
• migliorare le performance,
• creare valore.

Il facility management si occupa di mettere a disposizione spazi piacevoli e conviviali.

Inoltre, permette di creare luoghi di lavoro che:

• incoraggiano i dipendenti a sviluppare appieno il loro potenziale;
• favoriscono la circolazione delle informazioni;
• semplificano la comunicazione tra dipendenti, fornitori di servizi, subappaltatori e clienti.

Il rischio non guarda in faccia nessuno: tutte le aziende hanno un forte interesse nel mettere in atto una strategia di gestione del rischio ottimale. L’obiettivo? Garantire la sicurezza di tutti e prevenire ogni tipo di pericolo in ambito sociale, sanitario e ambientale.

Individuare i guasti, fare sì che i dipendenti sfruttino al meglio le loro competenze...sono tutte azioni che concorrono alla creazione di valore.

Molti software permettono di automatizzare e di gestire in maniera ottimale diverse attività di facility management. È quindi fondamentale selezionare dei servizi di supporto adatti alle proprie esigenze:

• Fmportal.NET è suddiviso in moduli e permette di gestire un gran numero di attività (gestione energetica, servizi di pulizia, customer satisfaction, ecc.).
• Infocad.fm è un software scalabile specializzato nell’assistenza alla manutenzione preventiva, oltre a svolgere tutte le funzioni di facility management più comuni.
• OT Transmittal è una soluzione per gestire la trasmissione dei documenti.

Internet of Things, Big Data, robotica, Intelligenza Artificiale e Machine Learning...le nuove tecnologie stanno rivoluzionando radicalmente la funzione. Così, i facility manager possono migliorare sensibilmente la loro efficienza operativa, offrendo al contempo un maggior valore aggiunto ai propri clienti.

E nelle vostre aziende, come sono gestiti i servizi di facility management? Raccontatecelo commentando qui sotto.