Controllate il rifornimento delle scorte e dite addio alle scorte esaurite e a quelle eccedenti

Il successo di un'azienda, sia online che offline, dipende da una moltitudine di fattori. Ma ce ne sono due che fanno chiaramente la differenza: la soddisfazione dei clienti e l' equilibrio finanziario.

C'è un processo che ha un'influenza significativa su entrambi: il rifornimento delle scorte. Controllare questa operazione significa avere la giusta quantità di merce nei magazzini, al momento giusto, per evitare stock-out che infastidiscono i consumatori. Ma anche per evitare un eccesso di scorte , che è sinonimo di perdita di denaro.

Per raggiungere questo felice equilibrio, potete affidarvi a diversi metodi di rifornimento, ma anche a strumenti che fanno chiaramente la differenza.

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Che cos'è il rifornimento delle scorte?

Per cominciare, diamo una rapida occhiata alla definizione di ricostituzione delle scorte. 🔎

Il rifornimento delle scorte si riferisce a tutte le azioni coinvolte nel rinnovo delle merci necessarie al buon funzionamento di un'azienda.

La produzione, la gestione dei magazzini, l'avviamento dei negozi fisici... il successo dell'azienda dipende in larga misura da una gestione controllata del rifornimento. Il vostro obiettivo? Mantenere un livello ottimale di prodotti disponibili per soddisfare la domanda dei clienti, senza generare un eccesso di scorte.

Naturalmente, ogni azienda adatta la propria strategia in base alla propria attività, ai propri fornitori e ai propri vincoli logistici. Un e-tailer non ha gli stessi imperativi di un supermercato!

💡 Da sapere: rifornimento delle scorte differisce dal rifornimento degli scaffali. Mentre il primo riguarda i magazzini e le riserve, il secondo definisce il trasferimento dei prodotti da queste riserve agli scaffali accessibili ai clienti.

Quanto è importante un rifornimento ottimale delle scorte? I 2 vantaggi principali

L'importanza di un buon rifornimento di scorte può essere vista nei due ambiti seguenti:

• soddisfazione del cliente, in quanto garantisce che i clienti abbiano accesso ai prodotti desiderati entro un tempo ritenuto ragionevole in base alle circostanze;
• l' equilibrio finanziario, riducendo tra l'altro l'eccesso di scorte.

Analizziamo questo aspetto in modo più dettagliato. 👉

Garantire la soddisfazione del cliente

Essere in grado di consegnare o fornire, in tempi ragionevoli, il prodotto desiderato dal cliente è, in qualche modo, la base di qualsiasi azienda efficiente. Soprattutto in un'epoca in cui i consumatori sono sempre più volubili!

Se l'articolo che stanno cercando viene segnalato come "esaurito", non esiteranno ad andare a vedere se la concorrenza fa meglio. Per non parlare del fatto che la loro insoddisfazione potrebbe danneggiare l' immagine del vostro marchio.

☝️ È quindi necessario mettere in atto una strategia di rifornimento delle scorte che prevenga le situazioni di esaurimento per chiudere più vendite, ma anche (e soprattutto!) per conquistare la fedeltà dei clienti che sanno di poter contare su di voi.

Garantire un solido equilibrio finanziario

Per evitare le situazioni di esaurimento delle scorte di cui sopra, alcune aziende sono tentate di ordinare grandi quantità di prodotti. Il problema è che questo porta a un costoso eccesso di scorte.

E per una buona ragione: l'eccesso di scorte :

• vincola il capitale circolante, poiché il denaro investito nelle scorte non può più essere utilizzato per altre esigenze strategiche, come l'innovazione, il marketing o lo sviluppo commerciale;
• mette a rischio la "freschezza" dei prodotti, con il rischio di renderli invendibili se sono deperibili o soggetti a obsolescenza, tendenze, ecc.

Inoltre, una cattiva gestione del riassortimento delle scorte compromette l' efficienza operativa dei magazzini e contribuisce ad aumentare i costi di spedizione a causa delle spedizioni frazionate (si è costretti a moltiplicare le consegne parziali).

Quali sono le diverse strategie di rifornimento delle scorte?

Quando è necessario rifornire le scorte?

Questa è la domanda che tutti i rivenditori si pongono e la risposta dipende dalla metodologia scelta. E ce ne sono molte!

In linea di massima, queste strategie si dividono in due categorie principali:

• metodi push (approvvigionamento in anticipo): le scorte vengono ordinate in anticipo, in base alle previsioni;
• metodi pull (approvvigionamento su richiesta): le scorte vengono rifornite solo quando la domanda è reale.

Il metodo di rifornimento continuo delle scorte

È probabilmente il metodo pull più conosciuto. Come funziona? Un ordine viene attivato non appena un prodotto raggiunge una soglia critica (punto di riordino).

Questo processo consiste nell'affidarsi a esigenze reali e più immediate. È quindi consigliabile se la domanda è stabile e se si ha la possibilità di creare uno stock di sicurezza.

Tuttavia, questa strategia richiede un monitoraggio preciso e talvolta genera costi logistici elevati a causa degli ordini frequenti.

Il metodo del calendario

Questo metodo di rifornimento molto semplice consiste nell'ordinare la stessa quantità di prodotti a una data fissa, indipendentemente dal livello delle scorte.

Come avrete capito, si tratta di un approccio push (cioè proattivo), basato su previsioni ricavate dalla vostra esperienza e dai vostri diversi strumenti.

Apprezzerete la praticità della strategia del calendario se la domanda rimane stabile.

Attenzione, però, ai rischi di interruzione quando il numero di ordini esplode improvvisamente a causa di fattori imprevisti. Ricordate le carenze di carta igienica 🧻 o di gel idroalcolico all'inizio della crisi Covid!

Il metodo di rifornimento

È simile alla strategia precedente (ordine a data fissa), con la differenza che la quantità di scorte viene regolata in base ai "vuoti". Non si ordina un numero fisso di prodotti.

Ecco il problema: questo metodo si basa sulle vendite passate, non sulle previsioni. Sarà quindi difficile far fronte a un aumento imprevisto della domanda.

Il metodo just-in-time (JIT)

Questa tecnica consiste nel rifornire le scorte solo quando la domanda è reale. In questo caso, è importante sincronizzare perfettamente gli ordini dei clienti, i fornitori, la produzione e la distribuzione.

Sebbene il JIT sia apprezzato per la sua capacità di ridurre i costi di stoccaggio e gli sprechi, dipende da una catena di approvvigionamento ultra-affidabile. Un ritardo del fornitore = una carenza immediata.

Il metodo di rifornimento previsionale

Il rifornimento previsionale si basa sullo studio di varie analisi con l'obiettivo di costituire in anticipo le scorte necessarie. Invece di aspettare che un prodotto sia quasi esaurito prima di emettere un ordine di acquisto, l'azienda :

• esamina le tendenze dei consumatori (storico delle vendite, comportamento del mercato, ecc.) ;
• tiene conto degli eventi esterni (campagne di marketing, periodi di vendita, cambiamenti economici, ecc;

per adeguare gli ordini di conseguenza.

Questo metodo richiede l'uso di strumenti potenti, che incorporano i Big Data e le tecnologie di intelligenza artificiale. Ma attenzione: a volte queste previsioni non sono affidabili a causa di cambiamenti imprevisti!

Il metodo top-off, basato sul lead time

Infine, il metodo top-off è un approccio di tipo pull basato sul lead time. Il suo scopo è quello di rifornire le scorte prima che raggiungano un livello critico, evitando un eccesso di merce non necessaria.

Qual è la differenza con la strategia del punto d'ordine? A differenza dei metodi che attivano un ordine a una soglia fissa, l'approccio top-off regola il rifornimento in base a due fattori:

• il tempo necessario per ricevere una nuova consegna;
• il consumo medio del prodotto durante questo periodo.

Questa strategia è particolarmente apprezzata dalle aziende in cui il rifornimento richiede tempo e le scorte sono costose. D'altro canto, richiede un controllo perfetto dei tempi di consegna dei fornitori.

👉 I diversi metodi di rifornimento in video:

Stabilire un processo e delle responsabilità chiare

Per garantire il corretto rifornimento delle scorte, occorre innanzitutto sapere chi fa cosa e quando.

• Chi approva gli ordini?
• Chi controlla i livelli delle scorte?
• Chi gestisce i rapporti con i fornitori?

Questo è tanto più vero quando si opera con entità diverse, ad esempio diversi negozi fisici. In questo caso, è meglio optare per una gestione centralizzata della catena di fornitura? Oppure lasciare maggiore autonomia e potere decisionale a ciascun punto vendita?

In realtà, tutto dipende dalla struttura dell'azienda e dal suo volume d'affari. Ma è bene sapere che la prima opzione standardizza i processi, ottimizzando così i costi, mentre la seconda promette una maggiore reattività.

☝️ Qualunque sia il modello prescelto, occorre sempre elaborare procedure chiare, accessibili e conosciute da tutti.

Agite in base al prodotto

Se vendete diversi prodotti, molto probabilmente dovrete agire in modo diverso per ciascuno di essi.

Questo vale in particolare per

• merci deperibili, che richiedono una procedura speciale se non si vuole finire per buttare via chili di prodotti;
• articoli in rapida evoluzione, che vengono riforniti più frequentemente.

Vi consigliamo inoltre di stabilire un ordine di priorità per le merci, in modo da prestare particolare attenzione a quelle che generano più valore, ad esempio in termini di profitti.

Ottimizzare i rapporti con i fornitori

Il buon rifornimento delle scorte dipende da fornitori affidabili e reattivi che consegnano la merce giusta in tempo.

Vi consigliamo quindi di:

• Mantenere un rapporto ottimale e vantaggioso con i vostri migliori partner;
• monitorare regolarmente le loro prestazioni (tempi di consegna, rispetto degli ordini, ecc.) per intervenire rapidamente in caso di deterioramento della qualità del servizio.

💡 Suggerimento : diversificare le fonti di approvvigionamento. Un'azienda non dovrebbe mai dipendere da un unico fornitore, altrimenti potrebbe trovarsi in difficoltà in caso di interruzione della produzione o di ritardi logistici.

Affidatevi a dati affidabili e aggiornati

In realtà, la gestione delle scorte è tutta una questione di dati.

Poiché l'operazione richiede precisione, capacità di anticipare, ma anche di leggere il presente, è necessario affidarsi a dati affidabili e aggiornati in tempo reale. Perché lavorare con dati non aggiornati porta inevitabilmente a errori di ordinazione, stock-out o eccesso di scorte.

💡 Suggerimento : create un cruscotto dinamico, strutturato su indicatori chiave che vi permettano di diventare più reattivi e più redditizi.

Quali strumenti utilizzare per il rifornimento delle scorte?

In ultima analisi, le buone pratiche sopra descritte vanno spesso di pari passo con l'utilizzo di strumenti dedicati alla gestione e al rifornimento delle scorte.

A maggior ragione per le grandi organizzazioni o per quelle con una struttura complessa (diverse entità da gestire, ad esempio). In questi casi, è difficile lavorare con un semplice file Excel!

Una soluzione di gestione degli approvvigionamenti e delle scorte vi aiuterà a :

• monitorare i livelli delle scorte in tempo reale
• attivare il rifornimento automatico da parte dei fornitori
• analizzare le tendenze dei consumatori.

🛠️ Viene in mente un software come Expansio, un WMS progettato per gestire i magazzini e le scorte di aziende, anche con più sedi. In termini di funzionalità, garantisce una precisa tracciabilità delle merci e una visibilità in tempo reale dello stato delle scorte, prevenendo carenze e sovrastocking. Grazie all'integrazione con i sistemi ERP, Expansio assicura la sincronizzazione dei flussi di approvvigionamento. Inoltre, questa soluzione è dotata di una vera e propria potenza analitica : eseguite analisi predittive delle vostre esigenze logistiche... e anticipate ancora di più!

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Domande frequenti sul rifornimento delle scorte

Qual è la differenza tra approvvigionamento e rifornimento?

L' approvvigionamento si riferisce all'intero processo di acquisizione dei beni necessari alla gestione di un'azienda. Comprende la scelta dei fornitori, la gestione degli ordini e l'organizzazione dei flussi in entrata.

Il rifornimento, invece, avviene dopo una prima collocazione delle scorte. Si tratta di rifornire i prodotti in base alle vendite e alle previsioni.

Come si sceglie il metodo di rifornimento migliore?

Tutto dipende dalla vostra attività e dalla natura dei prodotti che gestite.

Un'azienda con una domanda stabile preferirà un rifornimento periodico o previsionale, basato sulle stime di vendita.

Se la domanda è soggetta a forti fluttuazioni, è meglio optare per una strategia just-in-time o per un metodo top-off.

In alcuni casi, è possibile utilizzare una combinazione di metodi per ottimizzare il processo ed evitare costi inutili.

Quali sono i principali indicatori da monitorare per un buon rifornimento?

Diversi KPI logistici vi aiuteranno a monitorare la gestione delle scorte.

Ad esempio, il

• il tasso di rotazione indica la velocità con cui un prodotto viene venduto e rinnovato;
• il tasso di copertura misura il tempo in cui lo stock attuale può soddisfare la domanda;
• il tasso di esaurimento delle scorte misura l'impatto della mancanza di scorte sulle vendite;
• il costo di stoccaggio aiuta a regolare le quantità ordinate per evitare perdite finanziarie.

🤩 Armati di tutti questi consigli, non vi resta che scegliere il metodo di ricostituzione delle scorte più adatto a voi, per tenere sotto controllo i costi e rendere il vostro marchio una scommessa sicura per i consumatori più esigenti!