HR Analytics e indicatori delle performance HR

Quali sono i principali indicatori HR? Che tu gestisca una piccola o una grande azienda, questa è una domanda legittima da porsi nel momento in vengono organizzate le varie attività del dipartimento risorse umane.

In questo articolo vedremo insieme il processo dell’HR Analytics e proporremo una panoramica della nostra selezione di 40 indicatori di performance HR utili per la gestione dei dati aziendali.

Mostreremo perché gli indicatori siano utili per misurare e monitorare su base giornaliera procedimenti come il reclutamento, l'assenteismo, la formazione, o il monitoraggio del clima sociale della tua azienda. Un approfondimento verrà proposto anche su come scegliere e calcolare gli indicatori HR.

Cominciamo!

La locuzione inglese HR Analytics, anche detta people analytics o talent analytics, fa riferimento al processo di gestione, ovvero di raccolta, analisi e organizzazione dei dati HR.

La HR Analytics è, dunque, un procedimento che prevede la raccolta periodica delle informazioni relative al dipartimento delle Risorse Umane di un’azienda e la loro indagine sulla base della loro pertinenza con gli obiettivi aziendali.

La HR Analytics è implementata con lo scopo di ottimizzare la performance del personale e, di conseguenza, di ridurre il tasso di ricambio patologico.

In qualunque azienda, è fisiologico che vi sia un certo grado di ricambio del personale periodicamente. Infatti, rientra nel naturale decorso di un’attività il fatto che dei dipendenti decidano di cambiare lavoro, oppure vadano in pensione, oppure vengano licenziati.

Tuttavia, qualora si registri un flusso di assunzioni e licenziamenti troppo dinamico, ovvero qualora accada che dipendenti vengano accolti e allontanati dall’azienda in modo troppo rapido, allora si parla di tasso di ricambio patologico. In questo caso, questo è un indicatore del fatto che si stanno trascurando dei fattori importanti nella gestione delle risorse umane.

La gestione delle risorse umane può ricevere un forte incentivo dall’implementazione di un sistema di HR Analytics pertinente. Quest’ultimo può aiutare un’azienda a rispondere a dei quesiti organizzativi cruciali in direzione HR.

La HR Analytics, infatti, può contribuire grandemente ad ottimizzare le iniziative HR in generale e, anche, gli indicatori di performance.

Un indicatore HR permette di misurare la performance di tutte le azioni e i processi eseguiti dal dipartimento Risorse Umane, e di rivelare blocchi e punti di forza.

È necessario impostare questi indicatori prima di lanciare una campagna HR, sia essa una campagna di reclutamento o di formazione. Infatti, gli indicatori aiuteranno a prendere decisioni e permetteranno anche di monitorare le azioni in atto.

Un buon indicatore HR deve essere :

• Rilevante, ovvero deve rispondere a una domanda reale;
• Semplice, ovvero immediatamente comprensibile;
• Facile da ottenere.

Tutti gli indicatori di performance HR sono utili per operare una buona Human Resources Analytics. Essi riflettono anche la gestione del capitale umano dell'azienda, ma possono essere anche funzionali al monitoraggio delle azioni attuate e la misurazione della loro efficacia.

Monitorando l'evoluzione di un indicatore nel tempo, è possibile rendersi conto se gli obiettivi delle risorse umane sono stati raggiunti o meno, e constatare quali aree devono essere ottimizzate o modificate.

Gli indicatori HR includono:

• Gli indicatori HR per il recruiting;
• Gli indicatori HR per la formazione, lo sviluppo delle competenze, la mobilità, ecc.;
• Gli indicatori HR per l'assenteismo;
• Gli indicatori del clima sociale delle risorse umane, compresi gli indicatori di retribuzione, e così via.

Gli indicatori HR permettono:

• Di misurare le prestazioni del dipartimento delle risorse umane;
• Di stabilire una visione precisa e in tempo reale della situazione dell'azienda;
• Di anticipare le deviazioni dalle previsioni (attraverso il monitoraggio delle variazioni di un indicatore);
• Di adattare la strategia HR come e quando necessario;
• Di confrontare i dati con il mercato e la concorrenza;
• Di comunicare dati affidabili e quantificati, internamente o esternamente (tramite rapporti).

Per qualsiasi dipartimento HR, il recruiting di nuove figure professionali è strategico. Poiché il capitale umano è una delle risorse più preziose per un'azienda, un errore di selezione può avere conseguenze sull'atmosfera all'interno dei team e quindi, di conseguenza, anche sul rendimento e persino sul fatturato di un'azienda.

Al fine di trasformare i costi di recruiting in un investimento redditizio per l'azienda, l'uso di indicatori permette di controllare meglio i dati quantitativi relativi al processo di recutement.

🎯 Ecco i 10 indicatori HR per guidare il processo di recruiting:

1. Il numero di assunzioni, per manager o per dipartimento: permette di misurare la loro produttività, al mese, al trimestre o all'anno;
2. Il numero di colloqui condotti: persegue lo stesso obiettivo, oltre a dimostrare lo sforzo di preselezione dei candidati;
3. Il numero di candidature ricevute per ogni posizione aperta: permettendo di valutare l'attrattiva dell'annuncio e dell'azienda, in base alla remunerazione offerta ma anche alla qualità della comunicazione delle risorse umane;
4. Il numero di candidature per canale(job board, career site, ecc.): indica l'efficacia di un canale più di un altro, a seconda delle posizioni;
5. La durata media di una campagna di recruiting: una metrica che dimostra ancora una volta l'efficacia dei reclutatori nel coprire le posizioni rapidamente e mantenendo i costi bassi;
6. Il costo medio di assunzione, che è calcolato come segue:

   ▶️ (somma delle spese esterne + somma delle spese interne) / numero totale di assunzioni;

7. La ripartizione delle assunzioni per tipo di contratto:

   ▶️ numero di contratti permanenti/assunzioni totali; numero di contratti a tempo determinato/assunzioni totali, ecc;

8. Il tasso di Turnover (tasso di rotazione del personale): è calcolato in base al numero di arrivi e partenze su base annuale e sul totale della forza lavoro. Riflette la volatilità delle assunzioni. Il tasso di Turnover è calcolabile applicando la seguente formula:

   ▶️ [(partenze nell'anno N + arrivi in N)/2] / effettivi al 01/01 anno N) X 100 ;

9. Il tasso di accettazione delle proposte di assunzione: è la percentuale di offerte accettate dai candidati selezionati.

   Questo indicatore rivela quanto sia competitiva la tua azienda in termini di proposta di valore, compresi i compensi e i benefici. La formula:

   ▶️ (numero di offerte accettate/numero di offerte) x 100;

10. L’indice di qualità dell’On-boarding: un indicatore complesso che tiene conto sia della solidità del processo, che le performance, che la soddisfazione. Questo parametro permette di combinare il tasso di ritenzione delle reclute, le loro prestazioni a breve termine, la soddisfazione del manager e della recluta stessa, soprattutto in relazione all’On-boarding.

Ogni anno, la società di consulenza HR Ayming conduce un barometro dell'assenteismo e dell'impegno nel lavoro.

È stato osservato che l'assenteismo sta aumentando nelle aziende. In un contesto particolarmente competitivo, il costo dell'assenteismo può mettere in pericolo la competitività di un'azienda.

Si tratta quindi di qualcosa che deve essere monitorato da vicino, in modo da poterne capire le cause, e attuare azioni che promuovano l'impegno dei dipendenti.

🎯 Ecco i 10 migliori indicatori HR per monitorare l'assenteismo:

1. L’assenteismo medio.

   Questa metrica dimostra l'ampiezza del fenomeno e permette un confronto con il periodo precedente. Ecco la formula a supporto del calcolo:

   ▶️ numero di giorni di assenza in un periodo/totale forza lavoro;

2. Il tasso di assenteismo, calcolabile nel seguente modo:

   ▶️ (numero di giorni di assenza/numero di giorni lavorativi) x 100;

3. La ripartizione per motivo di assenza (malattia, assistenza ai bambini, sciopero, incidenti sul lavoro, ecc.).

   Si tratta di dati che aiutano a capire se possono esserci, ad esempio, misure di sicurezza e di sensibilizzazione da mettere in atto;

4. L’assenteismo per tipo di contratto o posizione: può indicare una certa durezza del lavoro, o una mancanza di coinvolgimento a seconda del contratto;

5. L’assenteismo per dipartimento: può rivelare un problema gestionale;
6. L'età media dei dipendenti assenti;
7. Il costo diretto dell'assenteismo, secondo la seguente formula:

   ▶️ Numero di ore di assenze x stipendio medio;

8. Il costo indiretto dell'assenteismo, secondo la seguente modalità di calcolo:

   ▶️ Somme spese per il reclutamento di sostituti temporanei + costi di improduttività (mancati guadagni) + costi di gestione (buste paga più complesse, ecc.);

9. Il costo del presenteismo, altrettanto dannoso se non peggiore:

   ▶️ Il costo può essere stimato a partire dalla generazione di valore medio per dipendente secondo il tuo settore (numero di clienti nel commercio, o fatturato, o numero di visite per il web) e il suo confronto da un anno all'altro. La sfida è quella di prendere in considerazione i fattori esterni che non dipendono dai vostri dipendenti;

10. La durata media dell'assenza: dà un'idea della gravità delle assenze e del loro potenziale impatto sull'azienda in termini di produzione, sostituzioni, ecc.

La gestione dei talenti è una delle aree di sviluppo più importanti per un'azienda.

Inoltre, alcuni KPI (Key Performance Indicators) permettono di mostrare come l'azienda incentivi la promozione interna e investa nella formazione continua dei talenti.

🎯 Ecco i 10 indicatori HR rilevanti per misurare la formazione e la gestione dei talenti:

1. Il numero di piani di sviluppo delle competenze attuati ogni anno: indicando il coinvolgimento e la produttività dei team HR in questo settore;
2. Il numero di corsi di formazione offerti: dimostra la volontà di investire in capitale umano;
3. Il tasso di accettazione dei corsi di formazione: indica la volontà dei dipendenti di formarsi per poter lavorare meglio. La formula:

   ▶️ Numero di corsi di formazione offerti/corsi di formazione realizzati;

4. Il tasso di dipendenti che hanno partecipato ad almeno un corso di formazione nel corso dell'anno. Per il calcolo:

   ▶️ Numero di dipendenti formati nel corso dell'anno / forza lavoro totale;

5. Il tasso di accesso alla formazione:

   ▶️ Dipendenti formati/forza lavoro totale;

6. Il tempo di formazione per dipendente:

   ▶️ Numero di ore di formazione/forza lavoro totale;

7. Il costo di formazione per dipendente:

   ▶️ Importi spesi per la formazione/forza lavoro totale formata;

8. Il tasso di successo della formazione: può dare un'indicazione sulla qualità di un coach o sulla necessità di cambiarlo.

   ▶️ Numero di formazioni riuscite/numero di formazioni ricevute;

9. Il tasso di mobilità interna: la mobilità interna comporta costi di formazione, ma anche risparmi nel reclutamento. La formula per il calcolo:

   ▶️ Numero di dipendenti promossi per un posto vacante/numero di posti vacanti;

10. Il tasso medio di connessione a E-learning (per le aziende che utilizzano questa piattaforma per la formazione).

Come misurare la qualità del clima sociale? Anche se è difficile da quantificare, è tuttavia possibile, grazie ad alcuni dati e ad alcuni indicatori, disegnare i contorni del clima sociale della propria azienda.

Per misurarlo, è importante valutarlo in base alla percezione che i dipendenti hanno di esso.

🎯 Ecco i 10 principali indicatori HR per misurare il clima sociale:

1. Il tasso di assenteismo ma anche il tasso di presenza: permette individuare una eventuale demotivazione dei dipendenti;
2. Il tasso di Turnover: può rivelare una fuga di talenti legata a problemi di gestione o di remunerazione;
3. Il grado di stabilità su un dato periodo:

   ▶️ Numero di presenti/forza lavoro totale;

4. La remunerazione media: per monitorare l'evoluzione da un anno all'altro e la sua coerenza con le offerte del mercato.

   ▶️ Massa salariale/forza lavoro media;

5. Il tasso di aumento dei salari:

   ▶️ Massa salariale/forza lavoro media;

6. Il numero di giorni di sciopero: indicatore chiave dei conflitti sociali;

7. L’anzianità media: fornisce una buona prospettiva del grado di mantenimento del talento.

   ▶️ Totale mesi di anzianità/totale forza lavoro;

8. Il tasso di promozione: mostra l'impegno dei dipendenti e la soddisfazione dei dirigenti.

   ▶️ (numero di promozioni/organico totale) x 100;

9. Il grado di incivilità: per esempio, furti di attrezzature o materiale aziendale;

10. Il Employee Net Promoter Score (eNPS): indicatore utilizzato per misurare la soddisfazione dei dipendenti e il livello di impegno.

Metodo: la valutazione è eseguibile attraverso un questionario anonimo. In questo modo, i dipendenti possono anche valutare la probabilità di raccomandare l’azienda ai loro amici e familiari su una scala da 0 a 10.

Nei questionari si chiede spesso di esprimere un giudizio sulla qualità della leadership e della gestione, così come le prospettive di sviluppo della carriera, la qualità degli incarichi, ecc.

Results Analysis:

→ Da 0 a 4: dipendenti che non supportano l’Employer Brand;

→ Da 5 a 8: lavoratori passivi;

→ Da 9 a 10: dipendenti attivi.

▶️ eNPS = % dei promotori - % dei detrattori.

Sappiamo che si può essere tentati di usare la moltitudine di indicatori a disposizione per misurare e monitorare molti elementi.

Ma, attenzione! Il rischio di spendere molto tempo per ottenere poco impatto è alto. La regola da seguire, dunque, è di utilizzare 10 indicatori al massimo!

È essenziale pensare attentamente in anticipo a ciò che si vuole misurare e soprattutto perché lo si vuole misurare, quindi procedere con la scelta. Questa, infatti, deve essere basata su obiettivi molto specifici come, ad esempio: per aumentare la soddisfazione dei dipendenti, ridurre l'assenteismo o migliorare la conservazione dei talenti.

Una volta scelti gli indicatori è importante contestualizzarli. Il loro scopo è quello di fare un'analisi e trarre conclusioni, per poi formulare un piano d'azione. Fate attenzione a interpretare gli indicatori correttamente! A questo fine, bisogna tenere presente l’insieme delle azioni HR e degli obiettivi raggiunti.

Il modo migliore per gestire rapidamente e facilmente il calcolo degli indicatori è quello di farlo in modo automatizzato con un software di analisi dei dati HR.

I vantaggi:

• Notevole risparmio di tempo;
• Limitare il rischio di errori di inserimento dei dati;
• Sicurezza dei dati;
• Non c'è bisogno di inserire informazioni.

Grazie all’evoluzione tecnologica, è, oggi, possibile disporre di software progettati appositamente per facilitare la gestione delle risorse umane. Questo è avvenuto grazie all’integrazione di soluzioni di data intelligence la business intelligence ai supporti tecnologici.

Alcune funzionalità chiave di questi software sono:

• Calcolo automatico degli indicatori;
• Generazione di rapporti.

Dunque, il mondo delle risorse umane è vasto e variegato. Per questo motivo, vale la pena implementare una strategia di HR Analytics sulla base della valutazione a posteriori dei dati personali dei dipendenti dell’azienda.

E tu, cosa pensi della HR Analytics? Quali tipi di indicatori o combinazione di essi ritieni essere particolarmente efficaci? Condividi la tua opinione nella sezione dei commenti! Saremo lieti di leggere il tuo parere.