Gestione permessi: i software per gestire le assenze da lavoro

gestione permessi e ferie

La gestione delle assenze da lavoro, ovvero la gestione dei condedi online, è una questione di risorse umane inerente a tutte le aziende. Congedo retribuito, congedo per malattia..... come facilitare le richieste di assenza per i dipendenti e le convalide per il datore di lavoro?

In questo articolo, vi offriamo un confronto tra il software di gestione dei congedi e delle assenze online. Ottimizzate i vostri processi in uno spazio online sicuro. 

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Gestione delle assenze: quali foglie sono interessate?

Tipo di congedo

Sono interessati tutti i tipi di congedo e assenze.

  • le ferie retribuite sia nel settore privato che in quello pubblico
  • giorni festivi
  • per malattia
  • incarichi ai seggi elettorali
  • congedo connesso all'arrivo di un bambino:
    • congedo di maternità
    • congedo di paternità
    • congedo per adozione
    • permessi per allattamento
    • congedo per motivi di salute del figlio
    • controlli prenatali
  • aspettative
    • ragiorni di natura personale
    • dottorato di ricerca
    • esercizio di nuova attività lavorativa
    • vincita di un concorso
    • ragioni picologiche e/o fisiche
    • avvio di attività imprenditoriali
    • attività parlamentare, cariche elettive o sindacali
    • volontariato e/o interventi in paesi in via di sviluppo
    • attività all'estero del congiunto
  • assistenza a persona gravemente malata (legge 104)
  • congedo matrimoniale (valido anche per le unioni civili)
  • permesso per lutto (congiunto, convivente, parenti entro il 2° grado) e grave infermità
  • congedo sabbatico

Ferie retribuite: diritti dei dipendenti

Le ferie retribuite sono un diritto per tutti i dipendenti, indipendentemente dal tipo o dalla durata del contratto o dall'anzianità. Questo diritto si applica anche a lavoratori socialmente utili e a soggetti all'interno di un progetto di inserimento professionale.

Come promemoria, elenchiamo qui le principali informazioni sulle ferie pagate:

  • il congedo deve essere convalidato dal datore di lavoro.
  • ogni dipendente ha diritto a non meno di 4 settimane di ferie l'anno (di cui due devono essere richieste in maniera consecutiva). 
  • il periodo di riferimento per le ferie retribuite corrisponde al periodo durante il quale il lavoratore ha acquisito i suoi diritti. 
  • il numero minimo legale di giorni di ferie può essere rivisto e aumentato da un contratto collettivo, da un accordo di settore, da un accordo aziendale o dal contratto di lavoro.
  • devono essere sfruttate entro l'anno e non accumulate per gli anni successivi

Qui ci sono le linee principali della teoria. E ora, come gestire i congedi e le assenze semplicemente in azienda? Esistono molti strumenti; ve ne presentiamo alcuni.

Gestione dei congedi con Excel

Excel è uno strumento essenziale di office automation in molte aziende, se non in tutte le organizzazioni. In un momento in cui le aziende sono in fase di trasformazione digitale, questo programma è ancora lo strumento preferito per la gestione dei congedi e delle assenze in azienda.

Una serie di vantaggi non possono essere tolti da Excel, come il fatto che è uno strumento ben noto alle aziende e che è uno degli strumenti di base disponibili sul computer di ogni dipendente.

Detto questo, più grande è l'azienda, più complessa diventa la gestione dei congedi e delle assenze con Excel. Infatti, tale gestione significa anche:

  • doppi inserimenti
  • più rischi di errori manuali,
  • un complesso processo di convalida,
  • un sacco di tempo per elaborare una richiesta di congedo,
  • dati non sempre aggiornati al momento dell'accesso,
  • mancanza di visibilità sulla pianificazione dell'azienda, di un dipartimento o di un dipendente.

Per superare questi svantaggi, ci sono programmi software online. Caratteristiche avanzate e risparmio di tempo ad un prezzo accessibile: un investimento misurato per molti vantaggi!

I vantaggi del software di gestione dei congedi online

Gli strumenti online sono una seria alternativa ad Excel per risparmiare tempo nella gestione dei congedi e delle assenze. Perché?

In breve, i vantaggi di questi strumenti per l'azienda sono i seguenti:

  • l'ottimizzazione dei processi di gestione dei congedi e delle assenze
  • la semplificazione delle procedure (richieste e convalida delle assenze)
  • l'automazione di compiti a basso valore aggiunto
  • la visualizzazione del saldo delle vacanze in qualsiasi momento e semplicemente tramite una connessione internet
  • il saldo delle vacanze viene aggiornato automaticamente non appena una richiesta viene convalidata
  • la visualizzazione degli orari per team, dipendente o azienda
  • Gestione semplificata delle buste paga, attraverso l'interconnessione con altri strumenti o attraverso le funzionalità
  • meno carta
  • meno errori umani legati ai doppi inserimenti

Siete convinti, ma non sapete quale soluzione scegliere? Vi guidiamo in questo confronto.

Un software di gestione dei congedi gratuito?

Esistono soluzioni gratuite per la gestione dei congedi. Questi strumenti sono per lo più open source. Hanno il vantaggio di automatizzare la gestione dei congedi e dimenticare Excel, il tutto senza pagare un solo euro.

Tuttavia, queste soluzioni hanno i loro limiti:

  • meno funzionalità
  • un ambito di applicazione limitato (ad esempio, il numero di utenti)
  • le competenze tecniche necessarie per adattare la soluzione open source alle vostre esigenze
  • nessun supporto in caso di problemi

Di fronte a questa situazione, confrontiamo per voi diversi pacchetti software professionali completi: sapete per cosa state pagando.

Confronto dei migliori software per la gestione permessi

Tabella comparativa

tabella comparativa dei migliori software gestione congedi
Software Target Pro
Altamira HRM tra 25 e 300 dipendenti adatto a qualsiasi dispositivo portatile
Cezanne HR medie dimensioni procedure semplificate
Sinergest suite tutte altamente personalizzabile

Altamira HRM

Altamira HRM è un software per risorse umane che si rivolge in generale a tutte le attività e non solo alla gestione di ferie e permessi. Infatti è formato da 6 moduli che vanno dal recruiting alla formazione senza lasciare nulla al caso. Il tutto all'interno di una struttura estremamente intuitiva che permette di semplificare le varie attività su una piattaforma unica che risolve eventuali problemi di comunicazione.

Parlando di ferie e permessi troviamo:

  • flussi di approvazione
  • calendario condiviso
  • inserimento giustificativi

Cezanne HR

Cezanne HR è una soluzione più ampia che comprende un modulo di gestione ferie e permessi. Parliamo di un software di fama internazionale che da anni semplifica la gestione a livello di risorse umane. Il software è in cloud e accessibile dai vari dispositivi mobile. Infine, per avere un miglior controllo delle informazioni offre notevoli strumementi di reportistica.

Vediamo quali sono le funzionalità principali:

  • conformità legislativa
  • migliore reporting
  • permette di unificare la gestione anche a livello internazionale

Sinergest suite

Sinergest suite con questo software parliamo proprio di una struttura modulare che consente di gestire nel complesso le varie attività aziendali. All'utilizzatore la scelta dei moduli da integrare col pieno supporto dell'azienda che affianca un responsabile per rendere l'implementazione del software il più facile possibile. Parlando della gestione ferie e permessi:

  • form per richiedere permessi e ferie
  • processo di approvazione
  • controllo sull'effettivo godimento delle ferie

Gestione semplificata dei congedi del personale

La gestione delle ferie e delle assenze dei dipendenti con il software online non solo semplifica il processo di convalida e fa risparmiare una notevole quantità di tempo ogni mese.

Si tratta di una sfida importante per la gestione delle risorse umane nelle aziende: l'edizione delle buste paga è più veloce e senza errori, le risorse sono gestite meglio e non è più un problema.

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