I migliori software on line gratuiti per le buste paga della vostra azienda

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Se il calcolo della busta paga fosse semplicemente un foglietto con scritto “hai lavorato questo numero di ore quindi questo è il tuo stipendio”, dalla contabilità alle risorse umane migliaia di dipendenti sarebbero felici e rilassati. Forse, anzi probabilmente, secoli fa era così ma col tempo si sono aggiunti fattori come le tasse, detrazioni e altri elementi che rendono il calcolo della retribuzione netta una corsa ad ostacoli. Quali sono le opzioni per semplificarsi la vita? Creare una macchina del tempo e tornare in un’epoca in cui il contabile aveva a che fare principalmente con calcoli elementari oppure adottare un software per rendere il tutto più tempestivo.

Ovviamente scherziamo, l’opzione che vi possiamo consigliare è adottare un software! la buona notizia è che se avete limitate risorse finanziarie in questo articolo troverete qualche dritta per utilizzare un software del libro paga gratuito.

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Quali sono i passaggi per creare una busta paga

Quindi, partendo da un semplicissimo “how to” vediamo step by step cosa serve fare per elaborare una busta paga.

  1. Retribuzione lorda: questa parte è facile, si calcola il totale lordo di quanto spetta al salariato per le sue prestazioni. Si parte dal calcolo basilare di quanto ha lavorato (base oraria o giornaliera) sommando poi bonus, mance, giorni di ferie pagati ed ecc.
     
  2. Contributi INPS:  qui iniziano i calcoli un po’ più elaborati; qui abbiamo i contributi previdenziali che vengono pagati in parte dal dipendente e in parte dal lavoratore, quelli che ci interessano in questa sede sono quelli a carico del lavoratore solitamente con un’aliquota al 9,19% salvo eccezioni in cui è al 9,49% (operai e impiegati nel commercio o nel metalmeccanico in aziende con più di 15 dipendenti).
     
  3. IRPEF: col passaggio precedente abbiamo trovato l’imponibile fiscale a cui bisognerà applicare un’aliquota IRPEF, quale? e come? Nella tabella in basso potete vedere le aliquote e gli scaglioni. Per il calcolo dell’imposta dovuta il principio è che l’aliquota dello scaglione successivo viene applicato solo sulla parte eccedente.
    Scaglioni Irpef 2019 Aliquota Irpef 2019 Imposta dovuta
    fino a 8.174  euro 0% No tax area
    da 8.174 fino a 15.000 euro 23% 23% del reddito
    da 15.001 fino a 28.000 euro 27% 3.450,00 + 27% sul reddito che supera i 15.000,00 euro
    da 28.001 fino a 55.000 euro 38% 6.960,00 + 38% sul reddito che supera i 28.000,00 euro

    da 55.001 fino a 75.000 euro

    41% 17.220,00 + 41% sul reddito che supera i 55.000,00 euro
    oltre 75.000 euro 43% 25.420,00 + 43% sul reddito che supera i 75.000,00 euro

    Fonte: informazione fiscale

  4.  Addizionali regionali e comunali: se pensavate di aver finito con la parte fiscale vi sbagliavate di grosso. Bisogna applicare le due trattenute locali il cui valore varia dalla zona di riferimento. Piccola curiosità: le addizionali regionali più care si pagano in Lazio mentre le più economiche sono in Friuli con uno scarto di quasi 500€!
     
  5. Imposta netta:  a questo punto avrete l’imposta lorda (somma dei punti 3 e 4) quello che vi serve, però, è trovare l’imposta netta. Come? bisogna sottrarre le detrazioni da lavoro dipendente ( che si azzerano sopra ai 55.000€ di reddito annuo) legate al nucleo familiare. Esse sono legate al reddito annuo e sono decrescenti. Per maggiori informazioni in merito al calcolo: Art 13 TUIR.
     
  6. Stipendio netto: Imponibile fiscale (trovato al punto due) meno l’imposta netta appena trovata. Attenzione potreste trovarvi a dover aggiungere altre voci come gli 80€ di bonus del art. 1 DL. 66/2014.

Vincoli legali e fiscali

Oltre al calcolo, che di suo è parecchio influenzato da vincoli fiscali e legali, ci sono altre accortezze che bisogna curare quasi si tratta di busta paga per non incappare in sanzioni.

  • Pagare: Il problema qui non è tanto pagare (nel caso non fosse ovvio vedere 2099 cc) ma come. Infatti, se in passato era possibile pagare in contanti, date le nuove normative in materia di tracciabilità della busta paga oggi è escluso. Restano mezzi di regolamento validi: Bonifico IBAN, assegni e contanti presso sportello bancario/postale scelto dal datore.
  • Indicazione posizione INAIL o INPS
  • Inserire calendario presenze
  • Scadenza: entro il 16 del mese successivo
  • Obbligo di consegna (esclusi lavori domestici) anche via mail/PEC

Il foglio di calcolo come aiuto

Come tutti ben saprete, una delle soluzioni software self-service più utilizzate per la gestione delle buste paga è Excel. Nessun giudizio, davvero. In realtà, è un ottimo strumento però per quanto possa essere meglio di “carta e penna” potrebbe non essere la soluzione più intuitiva e flessibile per gestire le buste paga. Infatti è uno strumento che per essere sfruttato al meglio richiede competenze tecniche rilevanti e sicuramente maggiori di quelle necessarie per far funzionare un software dall’interfaccia user-friendly. Inoltre, la struttura del foglio di calcolo si presta a errori con formule e trascinamenti o con gli inserimenti aumentando il rischio di confusione. Ha il vantaggio innegabile che essendo presente nella maggior parte dei computer aziendali può essere definito “gratis” ma oggi vi mostreremo che ci sono alternative valide e gratuite.

Software per le buste paga gratuiti

Dopo questa premessa è giunto il momento, finalmente, di suggerirvi quelle che possono essere delle alternative che offrono servizi di gestione stipendi. Infatti, appoggiarsi efficacemente a dei software, può aiutarvi a velocizzare una procedura che ogni mese può portare via parecchio tempo. Si tratta di avere uno strumento personalizzabile in cui sono inseriti già parametri come dati personali del dipendente, informazioni sulle detrazioni che gli spettano ma anche la vostra aliquota IRPEF e le addizionali a cui siete soggetti o quanto offrite come retribuzione oraria. In pochi semplici click sarete in grado di generare le vostre buste paga senza errori e senza impegnare inutilmente le vostre risorse risparmiando parecchio tempo. Purtroppo, soprattutto per le piccole imprese, dotarsi di software per gestire funzioni più amministrative/contabili può essere una spesa rilevante e quindi spesso si decide di investire in programmi più vicini al core business per risparmiare. I software che vi stiamo per presentare sono gratuiti in modo da non incidere sui vostri budget ma anzi farvi risparmiare ottimizzando i vostri processi di liquidazione salari e stipendi.

Paghe open

Questo programma della software house Iubar, offre gratuitamente una vasta gamma di funzioni veramente interessanti. Sul mercato italiano, al momento risulta essere l’unico gratuito (fino a 15 cedolini al mese). Attraverso un processo per importare i dati dell’ultimo Uniemens generato in maniera agevole, si rivolge anche alle aziende che hanno già esperienze con un software di gestione salari e stipendi che magari, però, non si è rivelato all’altezza delle aspettative o che nel corso degli anni è diventato un costo eccessivo. È intuitivo e di semplice utilizzo, infatti l'idea alla base è che il software debba essere il più completo possibile in modo da essere in grado di farsi carico di tutte le attività più pesanti nella gestione. Inoltre, riesce ad automatizzare l’inserimento presenze attraverso un  sistema cloud in cui sono i dipendenti a inserire le ore effettivamente lavorate che poi verranno usate direttamente per l’elaborazione della busta paga. Infatti, il dipendente effettua il login ad un portale attraverso le proprie credenziali (nome utente e password) e comunica in modo sicuro al datore di lavoro le proprie informazioni.

Le sue funzionalità principali sono:

  • App HR che invia le buste paga direttamente sullo smartphone
  • Integrazione col software dell’agenzia delle entrate per il modello F24
  • Versione per chiavetta USB per essere facilmente trasportabile
  • Gestione multi contrattuale
  • quasi 200 CCNL pre impostati
  • Automatizzazione nella gestione di qualsiasi imposta sui salari

Per usufruire del software è sufficiente scaricarlo dal sito internet. Per quanto riguarda assistenza e aggiornamenti: gli aggiornamenti sono sempre gratuiti mentre per l’assistenza solo quella via mail è gratuita. A differenza di molti software da scaricare, questo è disponibile per tutti e 3 i sistemi operativi: Windows, Linux e Mac

Wave

Di soluzioni disponibili in italiano e gratis purtroppo non c’è molto quindi se si vuole risparmiare a tutti i costi bisogna guardare ai software in inglese.  Wave è un software online in cui quella della gestione paghe è una delle tante funzioni (contabilità, fatturazione e pagamenti). L’azienda offre supporto nell’utilizzo in modo da rendere facile l’implementazione.

Tra le caratteristiche principali:

  • Pagamenti automatici
  • Controllo live dello status delle operazioni
  • Controllo assenze
  • Gestione tasse

Questo software SaaS è gratuito per un certo numero di funzioni, adatto a coprire le esigenze delle imprese più piccole, e poi ha un prezzo che parte da 20$ al mese per poi aumentare in funzione agli utenti.

Svantaggi dei software gratuiti

Un software gratuito per il libro paga ha dei limiti per le aziende:

Mancanza di controlli legali

Gli editor di software gratuiti a volte non offrono un monitoraggio legale. Questo monitoraggio richiede un gruppo di esperti per gestire i continui cambiamenti. Ciò significa, per gli utenti, che lo strumento non viene aggiornato automaticamente quando la legislazione viene modificata. Spetta a voi seguire le notizie legali contabili per adattare l'immissione dei dati nel vostro software per ottemperare agli obblighi di legge in vigore.

Aumento del rischio di errori

Il secondo svantaggio deriva dal primo: l'aggiornamento manuale dei dati da parte dell'utente stesso aumenta il rischio di errore. Disattenzione, sovraffaticamento, interruzione, ecc. ci sono molte fonti di errore. L'errore è umano, ma fate attenzione quando minaccia i vostri dati.

Quale sicurezza per i miei dati?

I dati trasmessi sono dati sensibili relativi a ciascun dipendente: stato civile, numero di previdenza sociale, importo dello stipendio, ecc. Questi dati devono beneficiare dei più elevati standard di sicurezza per garantirne la riservatezza.

Alternative a pagamento

Se il vostro budget lo consente o se l'organizzazione della vostra azienda lo richiede, in termini di numero di dipendenti gestiti dalla soluzione, è preferibile un software per il libro paga a pagamento.

Vantaggi

  • versioni di prova: alcuni editor di software a pagamento offrono versioni di prova, di solito 30 giorni, per familiarizzare con lo strumento, scoprirne le caratteristiche, verificare la connettività con gli strumenti esistenti, in breve, vedere se soddisfa le vostre aspettative. I 30 giorni sono scaduti? Siete liberi di scegliere se acquistare una licenza o andare avanti.
  • elevata conformità normativa: gli strumenti a pagamento integrano il monitoraggio normativo  e includono aggiornamenti automatici delle soluzioni per evitare eventi imprevisti. Non sarà più necessario gestire manualmente gli aggiornamenti e quindi evitare fonti di errore.
  • mobilità: ovunque ci si trovi, un'applicazione mobile consente di accedere alle informazioni su qualsiasi tipo di supporto (mobile, tablet).
  • maggiore sicurezza dei dati: chiedetevi dove sono ospitati i dati dei vostri dipendenti e in che misura sono protetti. Il software a pagamento ha il vantaggio di offrire standard di sicurezza spesso più elevati.

Paghe GBweb

Paghe GBweb è uno strumento moderno, dalla grafica accattivante, gestisce ed elabora buste paga per tutti i CCNL. È uno strumento nativo web che consente, quindi, una mobilità assoluta dei dati. Due aspetti innovativi sono la logica implementativa per cui i dati nel database sono aggiornati dopo ogni modifica, e la logica di inserimento per cui il dato viene associato anche alla data di inserimento.

Tra le funzionalità principali:

  • Gestione stipendi della maggior parte CCNL
  • sincronizzazione con prima nota, 770, F24, CU
  • Differenziazione per settore

Il software può essere scaricato dal sito ed è offerta una possibilità di prova di 15 giorni, per informazioni sui prezzi rivolgersi all’azienda.

Paghe web Zucchetti

Questo software di casa Zucchetti, offre un prodotto che può essere utilizzato sia in modalità SaaS che su licenza. È una componente della suite infinity HR. È estremamente flessibile e si adatta ad ogni impresa: dalle micro alle grandi imprese, passando per tutti i settori.Il software è sempre aggiornato evitando, quindi, ai clienti il rischio di incorrere in una qualche sanzione amministrativa.

Tra le funzionalità principali:

  • Personalizzazione database
  • Cedolino stipendio
  • Importazione dati facilitata
  • Esportazione per contabilità
  • Servizi web per il personale

Viene offerta anche un’app mobile per rivoluzionare la comunicazione tra dipendenti e risorse umane. Per avere informazioni su prezzo e demo, bisogna rivolgersi all’azienda.

Migliora le tue performance scegliendo un software per le buste paga

In considerazione di tutti questi elementi, è possibile scegliere uno strumento più efficiente scegliendo un software a pagamento. Che cosa succede se non si opta per l'affidabilità e la sicurezza delle loro offerte per risparmiare? Fate un bilancio delle vostre esigenze e chiedetevi su quale aspetto volete concentrarvi: velocità, facilità d'uso, sicurezza, budget?La palla a voi!

 

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