Project portfolio management: obiettivi e strategie

di Giorgia Frezza, il 21/01/21
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Il Project Portfolio Management, o PPM, è un concetto più complesso della semplice gestione di un progetto. Infatti, include un livello più elevato di gestione del rischio e coinvolge la strategia della vostra organizzazione in modo globale.

L'essenza del PPM è l'analisi e l'ottimizzazione dei processi, dei metodi e della tecnologia utilizzati per gestire i progetti all'interno del portfolio.

Per eseguire questo atto di bilanciamento, i project portfolio manager devono scegliere a quali progetti attribuire la priorità, devono distribuire le risorse in modo efficiente e monitorare le prestazioni dei diversi team.

E voi, siete pronti a prendere le migliori decisioni strategiche?

Cos'è il project portfolio management?

Definizione di un portfolio di progetti

Più grande è la vostra organizzazione, più i progetti sono numerosi e complessi. Un portfolio di progetti si riferisce quindi alle informazioni associate a tutti questi progetti, come le risorse o i budget assegnati.

Ma al moltiplicarsi dei progetti, sia esterni che interni, aumenta la difficoltà nella gestione e nel mantenere una visione d'insieme.

Qui entra in gioco quindi il Project Portfolio Management, un vero e proprio strumento di governance.

Obiettivi e sfide della gestione di un portfolio progetti

La gestione del portfolio progetti raccoglie tutti i dati relativi ai progetti. Per esempio:

  • le risorse umane e finanziarie,
  • i planning,
  • i rischi,
  • i benefici,
  • il tipo e la natura del progetto, ecc.

Pertanto, il PPM fornisce una panoramica di tutti i progetti al fine di :

  • identificare e valutare ogni progetto per stabilire le priorità,
  • fissare una scadenza per determinati progetti,
  • sintetizzare e consolidare le informazioni relative ai diversi progetti per facilitare il processo decisionale e migliorare il ROI (Return on Investment),
  • garantire che ogni progetto rimanga allineato alla strategia aziendale globale,
  • ottimizzare la distribuzione delle risorse,
  • migliorare il dialogo tra i diversi attori nella gestione dei progetti, ecc.

In definitiva, il PPM fornisce risposte per migliorare le performance della strategia globale dell'azienda, grazie ad una rilevante prioritizzazione e gestione di tutti i suoi progetti, per quanto numerosi essi siano.

Portfolio, programma, progetto: quali sono le differenze?

Portfolio, programma e progetto sono tre concetti da distinguere. I progetti non devono essere confusi con i sottoprogetti e il portfolio di progetti.

Un progetto è un insieme di attività coordinate e controllate con date di inizio e fine, intraprese con l'obiettivo di raggiungere un obiettivo in accordo con le specifiche esigenze.

Un programma è un gruppo di progetti correlati. Sono gestiti in modo coordinato per ridurre al minimo i rischi e massimizzare i benefici, invece di gestire i progetti individualmente.

Un portfolio è un insieme di programmi e progetti gestiti congiuntamente per raggiungere gli obiettivi strategici generali.

In sintesi, la gestione del portfolio progetti richiede competenze di gestione del rischio e di gestione della strategia, mentre la gestione dei progetti richiede competenze tecniche legate specificamente al progetto in analisi.

Gli strumenti PPM

L'efficace implementazione di un portfolio di progetti richiede l'impiego di strumenti e processi rigorosi per la gestione delle priorità. In questo modo si evita di gestire ad occhio, di perdere informazioni, di sprecare delle risorse, di spendere eccessivamente i budget senza alcun interessante ROI, ecc.

Inoltre, è fondamentale rendere più facile la pubblicazione dei vostri rapporti e delle vostre sintesi informative per prendere le giuste decisioni.

Appvizer vi viene incontro ricordandovi l'importanza di un roadmap dettagliato e di un software PPM su misura per le vostre esigenze.

Utilizzare una roadmap di progetto come strumento di monitoraggio

L'utilizzo di strumenti pertinenti e adattati supporta la corretta gestione dei vostri portfolio di progetti.

La roadmap è uno di questi.

Infatti, offre una visualizzazione di tutti i progetti: i loro progressi, le risorse assegnate e utilizzate, i bisogni previsti e nuovi, i vincoli e i rischi, ecc.

Permette inoltre di misurare la redditività di ogni progetto. Ogni progetto rimane gestito individualmente. Ma la differenza consiste nella considerazione globale del rischio e dell'investimento dell'azienda per tutti i progetti.

Infine, questo strumento di supporto facilita la standardizzazione dei processi interni di gestione dei progetti. Grazie a un migliore monitoraggio dei progetti, il processo decisionale diventa più facile, più veloce e, soprattutto, più rilevante.

☝️ bisogna ricordare, tuttavia, che non esiste un roadmap standard. Quello che costruirete sarà adattato alla natura delle vostre attività e agli indicatori selezionati in relazione ai vostri obiettivi.

Esempio di un roadmap di risorse:

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©VengageWordpress

Utilizzare un software PPM personalizzato

Oltre al roadmap, è indispensabile un software per la gestione del portfolio progetti. Infatti, nelle organizzazioni che devono destreggiarsi tra una moltitudine di progetti, l'utilizzo di uno strumento più manuale (come Excel) si rivela rapidamente controproducente!

E voi, come gestite efficacemente i portfolio di progetti? Lasciateci i vostri feedback nei commenti.