Top 5 dei sistemi di gestione progetti gratuiti

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I software di project management gratuiti stanno diventando sempre più innovativi e meno limitati. In effetti, essi occupano un posto di rilievo tra gli strumenti di gestione. Che voi siate un responsabile del progetto, sviluppatore, marketer o creativo, questi software vi permetteranno di essere molto più produttivo e meno stressato. Siete  limitati nel tempo e nel budget? Niente panico, ci sono dozzine di software di gestione del progetto gratuiti, ecco una selezione dei più interessanti. Potete trovare tanti altri software di project management su appvizer.

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Differenza tra software gratuito e Open Source

Contrariamente alla credenza popolare, "Open Source" non significa "gratuito". Questo termine significa che ognuno può disporre liberamente del software e del suo codice sorgente. Tuttavia, l'hosting, l'installazione, la manutenzione e gli aggiornamenti sono a carico dell'utente. Questi ultimi punti richiedono server e persone competenti per avere il software. È possibile fare una stima di questo costo in diverse centinaia o addirittura migliaia di euro all'anno.

Il software gratuito può essere libero o proprietario. Essi sono messi a vostra disposizione gratuitamente con limitazioni o controparte, come la possibilità di utilizzare i vostri dati per scopi pubblicitari.

Vantaggi e svantaggi del software gratuito

Gli strumenti gratuiti di project management basati sul web permettono all’impresa  di autogestire e snellire la propria struttura gratuitamente. Tuttavia, non sono del tutto perfetti. Ecco i principali vantaggi e svantaggi di questi strumenti:

Vantaggi

  • Sono gratuiti
  • Portano metodo e struttura immediatamente

Svantaggi

  • La sicurezza e la riservatezza dei dati non è garantita
  • La funzionalità è spesso limitata
  • Il numero di utenti è spesso limitato
  • L'assistenza tecnica e all'utente non è inclusa

Perché e come scegliere un software gratuito

Scegliere il software libero vi permette di coordinare i membri del team e strutturare un piano di progetto senza costi di avvio. Tuttavia, questo non significa che non ci saranno più tardi perché i programmatori di queste soluzioni faranno tutto il possibile per assicurarsi che si prenda una versione a pagamento limitando la versione libera.

Il software gratuito per la gestione per il project management è quindi limitato,  è necessario calibrare le proprie esigenze prima ancora di testarle. Ecco alcuni punti chiave da considerare nella vostra selezione:

Quali sono le vostre esigenze di riservatezza dei vostri dati?

Gli editori non garantiscono che i vostri dati non saranno mai persi, danneggiati o rivenduti nell'ambito di soluzioni gratuite. Se questo non vi ferma, allora potete iniziare con strumenti gratuiti. Se questo è un ostacolo, scegliete un software Open Source da ospitare sui vostri server.

Gestione dei compiti o del progetto?

Un task manager è spesso sufficiente per team agili di marketing e di vendita. Le nozioni di tempo speso, budget, Gantt non sono rilevanti come l'assegnazione di compiti ai vostri collaboratori o a voi stessi. D'altra parte, i task manager sono troppo limitati per progetti IT reali. Ad esempio è impossibile fatturare, creare milestones o integrare una metodologia di Project Management. In questo caso sono da preferire soluzioni come Zoho o Bitrix24 (alternative gratuite a MS Project).

Avete bisogno di pianificazione o collaborazione?

Lavorare in modalità progetto non significa necessariamente pianificare il progetto. In molti team Agile, il compito principale è quello di centralizzare le informazioni per collaborare e portare avanti un progetto insieme. La pianificazione di progetto consiste nell'analizzare tutte le variabili e le fasi di un progetto per costruire una pianificazione successiva. Nel Project Management, la pianificazione consente di controllare la consegna di un progetto.

Verso cosa volete evolvere?

La questione dell'evoluzione del vostro bisogno dovrebbe essere sollevata immediatamente. Infatti, se il vostro software libero vi blocca nell'evoluzione della vostra organizzazione, dovrete migrare i vostri dati verso un software più adatto. La migrazione è quindi molto complessa, lunga e costosa, senza alcuna garanzia che sarete in grado di migrare tutti i vostri dati.

Quanti utenti e quanti progetti?

Le limitazioni dei software di gestione di progetti gratuiti spesso riguardano la funzionalità, ma non solo. Zoho Project, per esempio, limita la versione gratuita a 1 progetto. Altri software come Asana limitano l'uso gratuito a un certo numero di utenti. Prendete lo scenario più impegnativo (ad esempio 5 progetti paralleli e 30 utenti al massimo) e vedete quale sarà il costo in quel momento.

Software online di project management

La selezione proposta prende in considerazione solo i software online (detti anche SaaS e Cloud) perché il software installato localmente non consente gli usi collaborativi indispensabili per un'efficace gestione del progetto:

Tabella generale

Software Caratteristica principale
Zoho Project Rapporto qualità prezzo
Basecamp Il software su qualsiasi piattaforma
Redmine Open Source
Asana Gestione dei compiti
Trello Visualizzazione e collaborazione di squadra

1. Zoho Project: gestione completa e gratuita del progetto online

Zoho è un editore che offre una serie completa di strumenti online a prezzi imbattibili. Zoho Project è un esempio perfetto: l'offerta gratuita permette a un numero illimitato di utenti di lavorare su un solo progetto con tutte le caratteristiche essenziali. Questi includono la gestione dei compiti, la gestione dei documenti, le risorse umane, i bilanci, la gestione del tempo, ecc. Zoho non si ferma qui: ha integrazioni con MS Project, G Suite e DropBox. Zoho spera che tu sia portato a passare alla versione superiore a 25 dollari al mese non appena vorrai creare un secondo progetto. Anche a questo prezzo Zoho Project è il software online più economico sul mercato grazie ai suoi sviluppi realizzati in India.

2. Basecamp:il software per qualsiasi piattaforma

Basecamp è un software in modalità SaaS è caratterizzato da un’interfaccia estremamente intuitiva che consente l’utilizzo agli utenti senza eccessivi sforzi in termini di apprendimento iniziale e si propone come un valido strumento di collaborazione.Notevole è l’applicazione mobile, ben realizzata, essenziale nella sua completezza. Questo software purtroppo non è gratuito ma consente 30 giorni di prova gratuita e poi offre un servizio all inclusive a 99€/mese rivelandosi decisamente economico al crescere del numero degli utenti.

3. Redmine: il software per la gestione di progetti Open Source

Redmine è una soluzione Open Source. Il software di progetto è gratuito, riconosciuto a livello globale e offre tutte le caratteristiche necessarie per lavorare in modalità progetto indipendentemente dalla configurazione del vostro team. Stai attento, comunque: Redmine richiede di essere ospitato sui vostri server e di essere mantenuto da un team competente (backup, sicurezza, SSL). Il suo utilizzo non è quindi gratuito a causa dei costi di esercizio. Il software è particolarmente adatto agli sviluppatori, ma il suo utilizzo è adatto a tutti i tipi di progetti. Redmine è apprezzato per la sua semplicità, la personalizzazione dei formati dei biglietti, delle priorità e dei flussi di lavoro. D'altra parte, gli utenti lo rimproverano per la sua interfaccia austera (ci sono comunque temi) e la sua rigidità: nessun drag-and-drop o relativa prioritizzazione dei compiti per il momento, e gli usi sono al centro di una gestione efficiente del progetto.

4. Trello: lo strumento più visivo e collaborativo

Trello ha capito che la gestione del progetto è tutta una questione di collaborazione e di visualizzazione dello stato di avanzamento delle attività in corso. Trello permette di creare progetti che assumono la forma di tabelle in più colonne (personalizzabili). In ogni colonna sono riportati i compiti o le idee (visualizzate sotto forma di schede) che i collaboratori avanzano da sinistra a destra man mano che progrediscono in modo da ottimizzare l’assegnazione delle risorse. Trello è completamente gratuito nella sua prima versione e ha un'applicazione mobile molto ben progettata. D'altra parte, questa versione gratuita pone un problema di riservatezza e sicurezza dei dati. L'editore stesso ammette di offrire "Più sicurezza" nell'offerta a pagamento. Infine, Trello è più simile a un task manager che a uno strumento di project management in quanto trascura le funzioni di costo, tempo, budget e amministrazione.

5. Asana: il task manager collaborativo per le startup

Asana è un eccellente strumento di gestione dei compiti che può essere distribuito su diversi progetti. La versione gratuita è così completa che, per la maggior parte delle aziende,  non è necessario passare alla versione a pagamento. Soprattutto, Asana permette di distribuire i compiti da svolgere tra tutti i dipendenti, supporta la collaborazione online e il dialogo per lavorare in modo più efficiente. Tutti sanno cosa fare quando arrivano in ufficio o dopo una riunione: niente più liste di cose da fare all'angolo dell'ufficio o riunioni che non portano ad azioni concrete. Asana, tuttavia, pone alcuni problemi di utilizzo come l'eliminazione troppo facile dei task (con impossibilità di recupero) o l'impossibilità di personalizzare i campi dei task. Asana è quindi eccellente per la gestione di piccoli progetti collaborativi ma non permette una gestione del portfolio di progetti efficace.

Metodo più tradizionale:Excel, la flessibilità prima di tutto

Excel non è gratuito, ma poiché quasi tutte le aziende hanno questo software, possiamo considerare che il suo costo è pari a zero. Excel ha il vantaggio di non aggiungere nuovi strumenti e di essere in grado di fare quasi tutto quello che volete. D'altra parte, Microsoft Excel non è sufficientemente strutturato per gestire rigorosamente un progetto. Infatti, anche partendo da un modello di gestione di progetto Excel, i rischi di errore non sono inevitabili (calcolo di disponibilità, margini, costi, tempi). Inoltre, la cancellazione di voci non ha alcuna salvaguardia e la tracciabilità delle azioni è inesistente. Microsoft Excel è quindi consigliato per piccoli progetti, a condizione che siano basati su un modello collaudato e nella fase di studio del progetto. Lo strumento permette a diverse persone di collaborare per rimuovere rapidamente la Big Picture dal progetto.

Conclusioni

Il software libero di gestione dei progetti ti permette di organizzarti e collaborare meglio senza richiedere un budget. Tuttavia, gli editori limitano le funzionalità e i servizi associati o utilizzano i dati degli utenti a fini pubblicitari per generare entrate. Ci sono due tipi di software : i task manager che rispondono a problemi di collaborazione e gli strumenti di project management che rispondono a problemi di pianificazione. Tra software a pagamento e software libero, una terza opzione emerge con il software Open Source, che tuttavia richiede competenze tecniche per installare e mantenere il software.

 

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