Digital asset management, un percorso dalla definizione ai nostri consigli

guida al digital asset management

Digital asset management, cos’è questo anglicismo tipico del marketing digitale? se vi dicessimo che si tratta della gestione delle risorse digitali andrebbe meglio?

Si parla costantemente di dematerializzare e dei suoi vantaggi; ma una volta che avete digitalizzato tutti i vostri documenti, dove li mettete? come potete organizzarli in modo da non perdere ore per cercarli tutti i giorni? oggi vi parliamo della soluzione a questo problema che vi garantirà un utilizzo ottimale e semplice dei vostri archivi digitali

Attraverso questo articolo, appvizer fa luce sulla gestione degli asset digitali e vi dà qualche dritta su come occuparsene al meglio.

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Digital asset management: definizione e traduzione

Digital asset management, o DAM per gli intimi, significa "gestione degli asset digitali".

Ciò include la creazione, l’indicizzazione, l'archiviazione e il recupero di risorse digitali, come immagini (illustrazioni, foto, ecc.), immagini animate (GIF, video, ecc.), registrazioni audio (musica, parlato, ecc.) e altri documenti multimediali (fonte Wikipedia).

Secondo il dizionario di Cambridge è “un sistema per raccogliere, archiviare e organizzare risorse in formato digitale”.

Il DAM rientra nella categoria degli strumenti di gestione dei contenuti Web, ma pur avendo la stessa finalità si occupa più contenuti più ampi dei media digitali.

Gestione dei contenuti: definizione

L'Enterprise Content Management (ECM) si riferisce a “l’insieme delle tecnologie software che permettono di acquisire, gestire, archiviare, salvaguardare e pubblicare contenuti e documenti che riguardano i processi aziendali” (Fonte: Il Sole 24 Ore)

Esso copre l'intero ciclo di vita, cioè le fasi: 

  • di creazione/cattura
  • di stoccaggio
  • indicizzazione
  • di gestione
  • di pulizia
  • di distribuzione
  • di pubblicazione
  • di ricerca
  • di archiviazione

Possiamo, in breve, parlare della produzione e distribuzione di contenuti per un marchio o un'azienda, tenendo conto dei processi aziendali.

Termini equivalenti o derivati dal DAM

Nel caso in cui li si incontrasse, ecco alcuni altri termini che si riferiscono alla nozione di DAM:

  • MAM: multimedia asset management
  • DMAM: digital media asset management
  • EMAM: entertainment multimedia asset management
  • BRM: brand resources management
  • MCM: marketing content management (DAM con moduli aggiuntivi)
  • biblioteca multimediale
  • AM: asset management, molto semplicemente

DAM e DMS

Quali sono le somiglianze e le differenze tra la gestione delle risorse digitali e la gestione dei documenti elettronici? I termini sembrano molto simili.

Come il DAM, anche il DMS fa parte della grande famiglia della gestione dei contenuti.

I punti in comune:

Repository, indicizzazione dei metadati, capacità di ricerca, accessibilità e funzioni definite dall'utente e flussi di lavoro.

Le differenze:

I sistemi di gestione documentale sono più spesso utilizzati in settori in cui la documentazione occupa grandi volumi, come in finanza o sanità. Il focus principale è sul contenuto testuale.

Le soluzioni DAM sono utilizzate principalmente da aziende come agenzie di pubblicità, marketing, agenzie di graphic design o strutture con molti supporti di comunicazione (brochure, loghi, flyer, ecc.). Si concentrano su contenuti multimediali (immagini, registrazioni audio e video).

DAM vs PIM, verso una piattaforma comune?

In questa lunga lista di acronimi di marketing, troviamo anche il PIM, Product Information Management.

E' una tecnologia di management che centralizza e armonizza tutte le informazioni tecniche e di marketing per i cataloghi dei prodotti.

Si tratta di due pratiche complementari nei progetti di digitalizzazione dell'offerta di prodotti, ma i loro processi di organizzazione dei file differiscono notevolmente.

Il DAM gestisce i file multimediali e permette di impostare flussi di lavoro creativi tra i team di marketing, grafici e commerciali, mentre la gestione delle informazioni sui prodotti, anche se rivolta agli stessi team, coinvolge molte categorie e sottocategorie incompatibili con l'archiviazione multimediale.

Le funzionalità di una soluzione software DAM

Gli strumenti di gestione delle risorse digitali sono sistemi di gestione dei contenuti (CMS) che offrono molte caratteristiche come: 

  • annotazione
  • la classificazione
  • stoccaggio
  • ricerca
  • download
  • rinominandolo
  • backup
  • raggruppamento
  • archiviazione
  • ottimizzazione
  • compressione
  • l'esportazione di file digital

Si tratta in un certo senso di una mediateca online avanzata.

Quali sono i vantaggi di uno strumento di digital asset management?

Le soluzioni DAM, in precedenza semplici basi di storage per le risorse digitali, sono gradualmente diventate vere e proprie piattaforme collaborative.

Il ROI (ritorno sull'investimento) non risiede nell'archiviazione dei file, ma nell'uso dei media, nella loro condivisione e sfruttamento interno ed esterno, o nella loro integrazione con altre soluzioni aziendali.

Qualche beneficio:

  • il supporto alla strategia inbound, che richiede l'ottimizzazione delle risorse per un migliore targeting
  • la promozione della collaborazione, fino al livello internazionale
  • la centralizzazione protetta dei documenti in un'unica piattaforma
  • il riutilizzo delle risorse, eliminando così i costi di riprogettazione
  • la gestione dei diritti d'autore e le restrizioni d'uso
  • il rispetto di normative sempre più severe
  • la ricerca e la condivisione veloce di file digitali (ricerca per similarità, ecc.)
  • la distribuzione di mezzi di comunicazione unificati
  • l’elaborazione integrata delle immagini (immagine di una, miniature, varianti)
  • cronologia delle immagini
  • il workflow per controllare e garantire la qualità dei supporti

Come scegliere la vostra soluzione di digital asset management?

Questi strumenti richiedono una riflessione approfondita a monte, un lavoro del team intorno al progetto e il supporto del provider. Pertanto, prima di scegliere la soluzione giusta, è necessario seguire diverse fasi.

I passi

  1. Definire obiettivi chiari e precisi: ad esempio, volete facilitare i processi di condivisione o automatizzare il caricamento delle foto sul vostro sito?
  2. Definizione di un calendario di attuazione e di un team dedicato al monitoraggio del progetto
  3. Individuazione dei bisogni in termini di servizi ausiliari (modulo di project management, fotoritocco, ecc.)
  4. Confronto di soluzioni e contatti

Alcuni consigli per voi

Suggerimento 1: il project manager DAM deve provenire dal dipartimento da cui nasce la necessità di gestione degli asset digitali: può essere il responsabile marketing o il responsabile IT. In ogni caso, gli specialisti di ciascuno di questi servizi devono partecipare al progetto per esprimere le loro specifiche esigenze e vincoli, come l'interoperabilità dello strumento DAM con applicazioni di terze parti.

Suggerimento 2: L'implementazione di uno strumento DAM, come la creazione di un sito web, richiede una consulenza legale (interna o esterna) per garantire il rispetto delle note legali, dei diritti d'autore e dei diritti d'uso.

Suggerimento 3: Una persona dedicata alla gestione dei contenuti, come un documentarista o un content manager, può essere molto utile per definire il repository per la futura mediateca e un piano di archiviazione ottimizzato.

Confronto di software DAM

Le soluzioni gratuite

Alcuni provider offrono una versione gratuita del loro software.

Ma sarà sempre limitata nel tempo, o in termini di utilizzo o spazio di archiviazione.

Però, parlando di soluzioni DAM open source non possiamo non menzionare Phraseanet.

A tal proposito occorre fare una premessa: non è disponibile in italiano ma può essere utilizzato in inglese. Purtroppo, al momento, sul mercato italiano non sono presenti soluzioni DAM open source.

Scaricabile e utilizzabile gratuitamente, ha l’interfaccia di programmazione (API) e include connettori per Office e Wordpress.

È anche multipiattaforma (Windows/Mac/Linux), offre un numero illimitato di utenti e una gestione dettagliata dei diritti.

funzionalità phraseanet

Il vantaggio è che si ha libero accesso al codice sorgente del software, che si può adattare ed evolvere per soddisfare al meglio le proprie esigenze.

Ma lo svantaggio del software open source è sempre lo stesso:  poco o nessun supporto, è essenziale,quindi, avere competenze informatiche interne. 

Vi esporrete a rischi di faglie della sicurezza se non sarete sufficientemente reattivi a integrare le modifiche nel software.

Digital asset management con Adobe

Adobe propone la soluzione Adobe Experience Manager Assets: grazie all'integrazione dell’ applicazione Adobe Creative Cloud, collega i flussi di lavoro di marketing e creativi. 

È dotato di strumenti che consentono ai vari attori dell'azienda di collaborare: CRX Explorer per gli sviluppatori, Damadmin per i chi gestisce i documenti o i content manager, ecc. 

Modulare, consente la gestione degli asset dalla A alla Z e automatizza alcune attività, però tutto ciò richiede comunque l'acquisto di una licenza o di un abbonamento Adobe.

È anche possibile utilizzare il plugin CMS di Adobe Experience Manager (AEM) in soluzioni DAM dedicate, per integrare nativamente le risorse memorizzate nell'ambiente di creazione Adobe.

Software di gestione degli asset digitali in modalità SaaS

Inizialmente utilizzate dalle piccole e medie imprese per i loro ridotti vincoli tecnici e la fatturazione pay-per-use, le grandi aziende le hanno adottate rapidamente, per la flessibilità e la scalabilità consentite dal cloud.

Zoom su Bynder, un pacchetto software intuitivo e intelligente 

Dalle PMI ai grandi gruppi, Bynder offre molti vantaggi:

  • una bella ergonomia della sua interfaccia
  • una galleria immagini online
  • gestione di duplicati e versioni di file obsolete
  • lo strumento di analisi Bynder che calcola il ROI per documento
  • strumenti integrati di gestione dell'identità visiva e di progettazione grafica
  • interoperabilità con Adobe CC, Salesforce, Wordpress, Drupal, Wrike, Slack, ecc. attraverso il suo sistema di integrazione pronto all'uso
  • sicurezza dei dati grazie al loro hosting in Francia e Germania
  • adattabilità del prezzo in base alle dimensioni dell'azienda, al numero di utenti, ai moduli scelti e alla capacità di stoccaggio

Altre alternative di software SaaS

Thron, lo strumento DAM intelligente

Thron consente di gestire qualsiasi file offrendo le seguenti funzionalità:

  • eliminazione duplicati
  • classificazione automatica documenti grazie a strumenti di AI
  • ricerca intelligente
  • arricchimento dei contenuti con strumenti chiave quali tag o metadati
  • effetto delle modifiche sulla tassonomia retroattivo
  • strumenti collaborativi
  • applicazione mobile per Android e iOS
  • monitor attività

screen thron

InteractDAM, la gestione ottimale per gli asset aziendali

InteractDAM è un software Made in Italy che migliora e armonizza la gestione dei contenuti aziendali. Tra le caratteristiche principali:

  • import ed export dei contenuti
  • gestione diritti e permessi
  • ricerca agevolata delle risorse
  • protezione tramite crittografia avanzata
  • applicazione di tassonomie di metadati
  • editing immagini e aggiunta di watermark
  • associare diverse estensioni o versioni per un file

Qualche alternativa?

Alcuni potrebbero dire che Google drive o Dropbox possono svolgere le stesse funzioni in termini di memorizzazione e condivisione di dati digitali.

In parte vero ma a queste soluzioni di storage manca una caratteristica fondamentale: la visualizzazione.

Il DAM è infatti una piattaforma molto più visiva, che ottimizza la creatività; e la collaborazione, l'interattività e la ricerca sono molto più semplici e intuitive.

La vostra identità visiva in sicurezza

Sia che si tratti di e-commerce, marketing, comunicazione e molti altri settori, è necessario gestire una quantità incalcolabile di immagini e dati multimediali.

Per evitare di sprecare tempo e denaro (su questo torniamo sempre), una buona strategia di gestione delle risorse digitali e l'utilizzo dello strumento giusto sono le chiavi di un'organizzazione della vostra identità visiva e di una collaborazione fluida. 

La trasformazione digitale è solo all'inizio, a vantaggio della vostra produttività!

 

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