Come lavorare da remoto al meglio? Facciamo il punto

di Maxime Perotti. Articolo aggiornato il 19 aprile 2021, prima pubblicazione nel dicembre 2020
Come lavorare da remoto al meglio? Facciamo il punto

Come lavorare da remoto al meglio? Facciamo il punto 

Come lavorare da remoto senza prendere abitudini malsane? Da quando lo smart working si è generalizzato, questo dilemma ha colpito tutti. 

Questo nuovo modo di lavorare, reso possibile dalla digitalizzazione di strumenti e di processi, offre al dipendente la possibilità di svolgere le sue missioni al di fuori della tradizionale sede aziendale, a casa o in uno spazio di coworking. Permette tra i tanti vantaggi un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata!

Tuttavia, è bene ricordare che il telelavoro, specie se sopraggiunge in maniera inaspettata, può generare stress e disfunzionamenti. È quello che hanno sperimentato sulla loro pelle molte aziende che, durante il lockdown, sono dovute passare in fretta e furia al lavoro 100% remoto.

Dopo aver visto i vantaggi, ci soffermiamo quindi sulle best practice da adottare per organizzare lo smart working senza intoppi. 

Best practice per evitare le principali abitudini malsane. Quali insidie si celano e come evitarle?

Mantenere i contatti con riunioni o aperitivi

Alcuni dipendenti patiscono l'isolamento, con un conseguente impatto negativo sul loro benessere e sulle loro prestazioni.

D'altra parte, alcune organizzazioni patiscono la mancanza di contatti in azienda, e questo clima influisce sulla coesione dei team e sulla cultura aziendale. È difficile sentirsi parte di un tutt'uno quando non ci si vede mai...

💡  I rimedi? 

Cercate di pianificare gli orari delle riunioni e gli afterwork, per rafforzare lo spirito di squadra. Altri datori di lavoro scelgono di fissare alcuni giorni di lavoro con presenza fisica obbligatoria, nei locali aziendali o in un’area di coworking.

Scegliere i giusti software per la comunicazione interna 

Lavorare a distanza genera un altro problema: la comunicazione difficile all'interno dei progetti. Come procede la roadmap? Quali sono i compiti da svolgere? Chi sta lavorando a cosa? Ecc.

💡  I rimedi? 

Oltre ad una forte cultura digitale, le aziende devono dotarsi dei giusti strumenti software.

Monday.com, ad esempio, è una piattaforma collaborativa per la gestione progetti, adatta per aziende di tutti i settori e dimensioni. 

Proteggersi dalle minacce della rete 

Il lavoratore remoto è ancora più esposto ai pericoli online ( (phishing, ransomware, etc.) rispetto al dipendente in azienda. Questo perché le connessioni internet domestiche  sono spesso meno protette di quelle aziendali.  

💡  I rimedi? 

In primo luogo, l'utilizzo di materiali personali va assolutamente evitato. Il computer, ad esempio, deve essere fornito dall'azienda e il suo sistema operativo dev’essere regolarmente aggiornato.

Disciplinare tutto il team all’auto-organizzazione

Problemi organizzativi e di gestione del carico di lavoro... non tutti i dipendenti sono nella stessa barca. Alcuni collaboratori potrebbero sentirsi spaesati senza la presenza di un manager che li accompagni.

💡  I rimedi?

La disciplina  è la chiave! Perché non pianificare un programma dettagliato e ben suddiviso della vostra giornata lavorativa? Per una maggiore efficienza, questo programma dovrebbe tenere conto dei momenti di concentrazione ottimale, ma anche dei momenti di fisiologico calo produttivo (ad esempio, potete decidere di affrontare gli aspetti più tecnici al mattino, gestendo le task più semplici a fine giornata.)

Regole trasparenti

Affinché il telelavoro funzioni, occorre che l’impresa mantenga un certo controllo sui dipendenti, per snellire l’organizzazione generale e preservare una certa coesione interna.

💡  I rimedi?

È opportuno inquadrare al massimo il lavoro da casa, per evitare le derive e le possibili confusioni per il dipendente. 

Per fare questo, è importante fissare regole chiare (un accordo quadro o un contratto collettivo, ad esempio): quanti giorni alla settimana sono consentiti per il lavoro a distanza? Durante quale fascia oraria il dipendente deve poter essere contattato senza problemi? Quali sono i canali di comunicazione da privilegiare? Ecc.

Definire un confine tra vita privata e professionale

Come abbiamo detto sopra, lo smart working permette agli impiegati di armonizzare vita privata e professionale.

Tuttavia, per molti la frontiera tra i due ambiti si assottiglia con il lavoro da remoto. ne conseguono: problemi di concentrazione, orari di lavoro supplementari e difficoltà nel “staccare” una volta finita la giornata di lavoro. 

💡  I rimedi?

Il dipendente deve imporre rigore e disciplina a sé stesso. Occorrono orari di lavoro reali e ben strutturati, così da rimanere concentrati al 100% nello svolgimento delle mansioni. Inoltre, quando possibile, è buona norma dedicare uno spazio della casa dedicato al lavoro, e stabilire regole comuni con i conviventi, per non disturbarsi l’un l’altro.

I vantaggi per il datore di lavoro...

#1: risparmio importante

Gli uffici commerciali costituiscono un costo importante per le aziende, specie in città come Milano e Roma dove gli affitti sono in costante aumento anno dopo anno.

Le aziende che non accolgono fisicamente i clienti, potrebbero realizzare risparmi significativi ricorrendo al telelavoro, anche solo parzialmente (con la rotazione del personale ad esempio).

☝️ Si noti che oltre alle spese relative ai locali, vi sono anche le spese relative agli spostamenti dei dipendenti con i mezzi pubblici, in quanto gli abbonamenti sono in parte a carico dell'azienda.

#2: tasso di assenteismo ridotto

Traffico, scioperi dei trasporti pubblici, maltempo...tutti questi eventi influenzano la vita quotidiana delle aziende causando assenze e ritardi. Con lo smart working questi inconvenienti non esistono.

E, naturalmente, non possiamo non citare la recente pandemia causata dal Covid19. Il telelavoro ha permesso a molte aziende il mantenimento dell’attività anche durante il lockdown.  

#3: coinvolgimento e produttività dei collaboratori

Il telelavoro garantisce flessibilità e un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti. Si tratta anche di un segno di fiducia nei loro confronti. Così, si sentono più responsabilizzati e motivati, il che aumenta il loro impegno verso l'azienda e la loro produttività.

#4: processo di assunzione semplificato

Individuare i profili giusti per alcuni ruoli può essere complesso. In alcuni ambiti, vi è addirittura penuria di candidati. Sarebbe quindi un peccato privarsi di alcuni talenti a causa dell’obbligo di lavoro in presenza. Ecco due esempi concreti:

  • distanza geografica. Un determinato candidato sembra rappresentare il profilo giusto, ma risiede a 500 km dal luogo di lavoro e non vuole traslocare. Perché non proporgli un contratto full remote?
  • handicap. Il telelavoro costituisce uno dei migliori rimedi per permettere ad alcuni lavoratori handicappati di lavorare in condizioni ottimali.

💡Yousign è un software leader in materia di firma elettronica, perfetto per firmare i contratti a distanza. Dotato di un’interfaccia intuitiva, in pochi step permette l’ottenimento di una firma con valore probatorio. 

#5: immagine positiva per l’azienda

Lo smartworking contribuisce a migliorare l’Employer branding. È fondamentale per:

  • riflettere una certa modernità aziendale,
  • responsabilizzare i dipendenti e attuare un management moderno,
  • prendere coscienza delle sfide ambientali. Meno spostamenti in auto = meno emissioni CO2.

Abbastanza per attirare e trattenere i talenti più esigenti, soprattutto quelli della Generazione Y!

#6: maggior flessibilità

Quando si affronta l’argomento telelavoro, la flessibilità per i dipendenti è uno degli argomenti a favore più citati. Ma non dimentichiamo che anche l'azienda guadagna in termini di flessibilità e mobilità!

Ad esempio, se per motivi strategici o economici un'azienda ha bisogno di cambiare la sua sede, il lavoro a distanza offre la possibilità ai team di evitare un trasloco che a volte può essere fonte di preoccupazione e stress.

...e per il dipendente

#7: risparmio di tempo e di soldi

Minor tempo passato nei trasporti, minuti di sonno in più...risparmiare tempo è spesso la principale motivazione dei dipendenti pro smart working.

Inoltre, gli automobilisti risparmiano parecchio in termini di carburante e di manutenzione del veicolo. 

Secondo uno studio condotto dal Sole 24 Ore, una giornata di telelavoro fa risparmiare in media al lavoratore 74 minuti e 17€ al giorno.

#8: flessibilità e mobilità

I lavoratori da remoto godono generalmente di una maggior flessibilità in termini di orari e di organizzazione quotidiana. Possono adeguare la giornata lavorativa secondo i vincoli, ma anche in base alle ore del giorno in cui ritengono essere più produttivi. Di conseguenza, sono in grado di conciliare al meglio la loro vita professionale con la vita familiare e le attività del tempo libero.

Inoltre, telelavoro e mobilità sono compatibili. Se l’azienda lo consente, il dipendente può lavorare presso la famiglia e/o gli amici senza bisogno di prendere delle ferie.

#9: maggior concentrazione

Con la generalizzazione degli open space, i dipendenti possono patire l’inquinamento acustico, ed altre sollecitazioni continue.

Con il telelavoro è possibile meglio concentrarsi su compiti che richiedono un'intensa concentrazione, senza rumori o altre distrazioni da ufficio superflue.

#10 minor stress e fatica

Per la maggior parte dei dipendenti, lavorare da casa è sinonimo di minor stress e fatica. Corsa contro il tempo la mattina, mezzi pubblici affollati, ingorghi stradali...tutto questo viene evitato grazie al telelavoro. 

D’altra parte, l'atmosfera deleteria che purtroppo regna in certe strutture si rivela fonte di stress. Lavorare a distanza permette di allontanarsi da questo ambiente e di ridurre il contatto con i dipendenti dannosi.

#11: maggior responsabilizzazione, libertà e benessere

Lavorare da remoto significa essere responsabilizzati nella propria organizzazione degli orari di lavoro e nell’approccio al lavoro.

Ne deriva un certo sentimento di libertà per i dipendenti nei seguenti ambiti:

  • gestione degli orari,
  • organizzazione delle task quotidiane,
  • organizzare un ambiente di lavoro personalizzato, ecc.

Niente più formalismi oppressivi... e maggior benessere in qualsiasi momento. 

Ma attenzione! Diversi aspetti possono rovinare questo quadro idilliaco. Quali sono gli svantaggi del telelavoro?

Lo smart working: una rivoluzione positiva?

È difficile rispondere con certezza a questa domanda. Solo con il tempo, infatti, sarà possibile stilare un bilancio oggettivo e valutare se siano stati più i benefici o gli aspetti negativi per la società.

Tuttavia, seguendo i giusti accorgimenti per organizzare il lavoro da remoto, le probabilità di successo aumentano notevolmente. 

Con la democratizzazione dello smart working, e l’imporsi di alcune best practice in merito, è probabile che il lavoro da remoto conquisti sempre più il cuore di imprese e collaboratori, per sfruttare i suoi vantaggi.